Khi bán một món ngọc, bạn lập hoá đơn tại thời điểm chuyển giao hàng cho khách, và dòng hàng trên hoá đơn cần mô tả đủ để nhận ra đúng món đó: loại đá và tình trạng xử lý theo kết quả giám định, kích thước hoặc ni, trọng lượng nếu có, số giấy giám định nếu món có giấy riêng. Một hoá đơn ghi chung chung "vòng ngọc" vừa không giúp gì cho bạn khi khách khiếu nại, vừa không giúp khách khi họ cần chứng minh món mình mua.
Bài này viết cho hộ kinh doanh và công ty nhỏ bán ngọc, đi qua các tình huống mà người bán hay lúng túng: khách cọc trước, giao hàng thu hộ, món ngọc bịt vàng, khách lẻ không muốn để lại thông tin, viết sai cần sửa, khách trả hàng. Phần quy định chỉ nêu nguyên lý; loại hoá đơn, thời hạn và thao tác trên phần mềm hãy hỏi cơ quan thuế quản lý và nhà cung cấp phần mềm hoá đơn bạn đang dùng.
Người bán ngọc dùng loại hoá đơn nào
Hoá đơn điện tử đã là cách làm chung cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh kê khai. Với hộ kinh doanh, có hai trường hợp hay gặp: hộ tự đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo hướng dẫn của cơ quan thuế, và hộ thuộc diện dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, tức hoá đơn sinh ra ngay khi bán tại quầy và được chuyển dữ liệu về cơ quan thuế. Diện nào phải dùng loại nào phụ thuộc vào quy mô doanh thu và văn bản hướng dẫn tại thời điểm bạn hỏi.
Nếu hộ của bạn chưa được hướng dẫn tự dùng hoá đơn, vẫn có cách cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh khi khách cần. Đừng nói với khách "bên em không có hoá đơn" như một chuyện đương nhiên; với món giá trị cao như ngọc, khách có quyền nhận chứng từ mua hàng và nhiều khách sẽ đòi.
Phần mềm hoá đơn có rất nhiều lựa chọn. Bài không gợi ý tên nào; điều nên kiểm khi chọn là phần mềm cho phép ghi dòng mô tả dài, có trường ghi chú, xuất được bản thể hiện gửi khách qua thư điện tử hoặc tin nhắn, và lưu trữ được lâu. Ngọc là mặt hàng mà dòng mô tả quan trọng hơn nhiều so với một món hàng có mã vạch.
Thời điểm lập hoá đơn theo từng kiểu bán
Nguyên tắc chung với bán hàng là lập hoá đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Áp vào các kiểu bán của một quầy ngọc như sau; trường hợp đặc biệt hỏi cơ quan thuế.
| Kiểu bán | Thời điểm thường lập hoá đơn | Lưu ý riêng với ngọc |
|---|---|---|
| Bán tại quầy, khách mang về ngay | Ngay khi giao hàng | Đo ni, chụp ảnh món trước khi giao, ghi vào hồ sơ món |
| Khách cọc giữ món, hẹn lấy sau | Khi giao hàng, không phải lúc nhận cọc | Viết phiếu nhận cọc ghi rõ món đang giữ; cọc chưa phải doanh thu bán |
| Bán online, giao hàng thu hộ | Theo thời điểm chuyển giao hàng; hỏi cơ quan thuế cách xác định với giao hàng thu hộ | Gửi hoá đơn cho khách sau khi giao thành công; đơn hoàn thì không phát sinh bán |
| Đặt chế tác theo đơn | Khi giao thành phẩm | Mô tả cả phần đá và phần gia công nếu tính giá riêng |
| Bán hàng nhận ký gửi | Tuỳ hợp đồng ký gửi là đại lý hay mua đứt bán đoạn | Xác định rõ trong hợp đồng ai là người bán ghi trên hoá đơn |
| Thu đổi bù | Khi giao món mới cho khách | Lập hoá đơn bán món mới đủ giá; món cũ thu về có chứng từ mua lại riêng |
Điểm hay sai nhất là tiền cọc. Nếu bạn lập hoá đơn ngay khi khách cọc rồi khách huỷ, bạn phải xử lý hoá đơn đã lập. Ghi phiếu nhận cọc cẩn thận và để hoá đơn tới lúc giao là gọn nhất.
Ghi dòng hàng cho một món ngọc
Tên hàng theo đúng cách gọi trên tem và giấy giám định. Ví dụ "Vòng jadeite tự nhiên, không xử lý (hàng A)" hoặc "Vòng jadeite đã xử lý tẩy và bơm keo (hàng B)". Cách gọi trên hoá đơn phải trùng với tem, với mô tả trên trang bán và với lời bạn nói với khách; chi tiết cách gọi tên từng loại có bài riêng trong danh mục gọi tên hàng.
Thông số nhận dạng. Ni trong (với vòng), kích thước dài rộng dày (với mặt, bài), trọng lượng nếu bạn có cân. Đây là thứ giúp phân biệt món bạn bán với một món na ná khi có tranh chấp.
Số giấy giám định nếu món có giấy riêng. Ghi số giấy và tên đơn vị cấp ở phần mô tả hoặc ghi chú. Nếu món không có giấy riêng, đừng ghi chung chung "có kiểm định"; ghi đúng tình trạng.
Đơn vị tính rõ ràng. Ngọc thường tính theo chiếc, theo đôi, theo bộ. Tránh tính theo "lô" trên hoá đơn bán lẻ, vì khách không biết lô đó gồm những gì.
Giá bán đúng giá khách trả. Nếu có giảm giá, thể hiện giá trước giảm và khoản giảm theo cách phần mềm cho phép. Hoá đơn ghi thấp hơn tiền thật là sai, và cũng khiến chính bạn yếu thế khi khách trả hàng đòi hoàn tiền.
Món ngọc bịt vàng, dây chuyền kèm mặt: tách dòng hay gộp
Một mặt ngọc đeo trên dây vàng, một chiếc vòng có đai bịt vàng, một chiếc nhẫn vàng gắn ngọc là những món có hai thành phần giá trị khác nhau. Phần vàng có tuổi vàng và trọng lượng riêng, giá biến động theo giá vàng; phần ngọc có giá riêng theo chất lượng đá. Nhiều người bán gộp thành một dòng "nhẫn ngọc bịt vàng" với một giá, rồi tới lúc khách mang đi bán lại hoặc đổi thì không ai biết phần vàng là bao nhiêu.
Cách ghi rõ ràng hơn là tách thành hai dòng nếu bạn định giá riêng: một dòng phần ngọc với mô tả đá, một dòng phần vàng với tuổi vàng và trọng lượng. Nếu bạn bán theo giá trọn món, vẫn có thể ghi một dòng nhưng mô tả đủ cả hai thành phần: tuổi vàng, trọng lượng vàng ước tính, loại đá, kích thước đá.
Cách tách dòng còn liên quan tới việc kê khai thuế, vì vàng trang sức và đá quý có thể có cách xử lý khác nhau tuỳ quy định. Hỏi cơ quan thuế quản lý và người làm sổ cho bạn trước khi chốt mẫu ghi; khi đã chốt, áp dụng đồng nhất cho mọi món cùng loại để sổ sách dễ đối chiếu.
Khách lẻ không muốn để lại thông tin thì sao
Nhiều khách mua ngọc làm quà, không muốn ghi tên hay số định danh lên hoá đơn. Với hoá đơn bán lẻ cho người tiêu dùng cá nhân, quy định cho phép không bắt buộc ghi đủ thông tin người mua trong một số trường hợp; cách áp dụng cụ thể hỏi cơ quan thuế. Điều quan trọng là bạn vẫn lập hoá đơn, chỉ là phần thông tin người mua có thể để ở mức tối thiểu.
Tuy vậy, với món giá trị cao, nên giải thích cho khách rằng hoá đơn có tên người mua giúp chính họ: khi cần bảo hành, đổi trả, chứng minh quyền sở hữu, hay bán lại sau này. Để khách chọn, đừng ép, và đừng thu thập thông tin nhiều hơn mức cần.
Thông tin khách để lại là dữ liệu cá nhân. Giữ trong hệ thống của tiệm, không chia sẻ cho bên khác, không dùng để nhắn quảng cáo khi khách chưa đồng ý. Quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành áp dụng cho cả hộ kinh doanh nhỏ, không chỉ cho doanh nghiệp lớn.
Hoá đơn sai hoặc khách trả hàng: xử lý theo trình tự
Hoá đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế không được xoá đi làm lại tuỳ ý. Có cơ chế điều chỉnh hoặc thay thế; thao tác cụ thể theo phần mềm và hướng dẫn hiện hành. Trình tự chung như sau:
- Xác định sai ở đâu: tên người mua, mô tả hàng, số lượng, giá, hay sai cả hoá đơn (lập nhầm cho đơn không có thật, đơn bị huỷ).
- Thông báo với khách và thống nhất cách xử lý; với sai sót về giá hoặc hàng, nên có văn bản hoặc tin nhắn xác nhận của khách.
- Lập hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế theo hướng dẫn, tham chiếu tới hoá đơn gốc.
- Khi khách trả lại món ngọc, kiểm tra món trả về có đúng món đã bán không bằng hồ sơ ảnh, ni, số giấy trước khi xử lý hoá đơn và hoàn tiền.
- Gửi hoá đơn mới cho khách, lưu cùng hoá đơn gốc trong hồ sơ món hàng.
- Ghi nhận thay đổi vào sổ doanh thu của kỳ phát sinh.
Bước kiểm tra món trả về hay bị bỏ qua khi khách là người quen. Đó lại là lúc dễ xảy ra nhầm món nhất, nhất là với vòng cùng màu, cùng ni.
Lưu hoá đơn cùng hồ sơ món hàng
Hoá đơn của món ngọc có giá trị lâu hơn hoá đơn của nhiều mặt hàng khác, vì khách có thể quay lại sau nhiều năm để thu đổi, bảo hành hay hỏi nguồn gốc. Cách lưu gọn:
- Mỗi món có một mã nội bộ; hoá đơn bán, ảnh lúc giao, số giấy giám định và hoá đơn đầu vào đều gắn với mã đó.
- Bản điện tử lưu ít nhất ở hai nơi, một trong số đó không phụ thuộc vào phần mềm hoá đơn.
- Ghi mã nội bộ vào phần ghi chú của hoá đơn để tra ngược dễ.
- Khi khách quay lại, tra theo số điện thoại khách đã lưu trong hệ thống, tên, hoặc số hoá đơn, rồi đối chiếu ảnh với món khách mang tới.
- Không lưu ảnh chụp giấy tờ tuỳ thân của khách nếu không cần thiết cho giao dịch.
Hồ sơ món hàng làm tốt thì hoá đơn chỉ còn là một trang trong đó, và mọi câu hỏi của khách hay của cơ quan kiểm tra đều trả lời được trong vài phút.
Câu hỏi thường gặp
Khách không lấy hoá đơn thì người bán ngọc có phải lập không?
Có. Nghĩa vụ lập hoá đơn khi bán hàng không phụ thuộc việc khách có yêu cầu hay không. Với khách lẻ không cần thông tin, bạn vẫn lập hoá đơn, phần thông tin người mua có thể ở mức tối thiểu theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Khách cọc giữ vòng một tuần rồi mới lấy thì lập hoá đơn lúc nào?
Thông thường lập khi giao hàng, không phải khi nhận cọc. Lúc nhận cọc bạn viết phiếu nhận cọc ghi rõ món đang được giữ, số tiền cọc, thời hạn giữ và điều kiện hoàn cọc. Trường hợp đặc biệt nên hỏi cơ quan thuế.
Trên hoá đơn có cần ghi vòng là hàng A hay hàng B không?
Nên ghi, và phải trùng với tem, mô tả bán hàng và lời nói với khách. Ghi đúng tình trạng xử lý của đá là cách bảo vệ cả khách lẫn người bán khi có tranh chấp về chất lượng hàng sau này.
Nhẫn vàng gắn ngọc nên ghi một dòng hay hai dòng?
Nếu bạn định giá riêng phần vàng và phần ngọc thì tách hai dòng cho rõ. Nếu bán theo giá trọn món, có thể ghi một dòng nhưng mô tả đủ tuổi vàng, trọng lượng vàng, loại đá và kích thước đá. Hỏi cơ quan thuế về cách kê khai phù hợp.
Ghi sai ni vòng trên hoá đơn đã gửi khách thì sửa thế nào?
Bạn không xoá hoá đơn đã gửi cơ quan thuế. Thông báo cho khách, thống nhất nội dung sửa, rồi lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo hướng dẫn của phần mềm và quy định hiện hành, tham chiếu tới hoá đơn gốc.
Hoá đơn bán ngọc nên lưu trong bao lâu?
Thời hạn lưu chứng từ theo quy định kế toán và thuế; hãy hỏi cơ quan thuế thời hạn áp dụng cho hộ của bạn. Riêng với ngọc, nhiều người bán giữ lâu hơn mức tối thiểu vì khách có thể quay lại thu đổi hoặc bảo hành sau nhiều năm.