Một hộ bán ngọc tự kê khai cần ít nhất ba cuốn sổ kế toán chạy song song với sổ kho: sổ doanh thu chia theo kênh và loại giao dịch, sổ chi phí có chứng từ kèm từng dòng, và sổ tiền đối chiếu được với tài khoản ngân hàng bán hàng; cả ba phải khớp với hoá đơn đã xuất và tờ khai đã nộp. Mẫu sổ cụ thể cho hộ kinh doanh có hướng dẫn riêng của cơ quan tài chính; bài này nói về cách tổ chức để những cuốn sổ đó dùng được trong nghề ngọc.
Sổ kho theo từng món, lập mã và hồ sơ nhận dạng, kiểm kê hàng đã có bài riêng trong danh mục kho hàng; cách phân bổ chi phí giám định vào giá vốn có bài trong danh mục giám định đầu vào. Ở đây chỉ bàn phần tiền và chứng từ, tức những gì cơ quan thuế sẽ hỏi khi đối chiếu, và những gì bạn cần để biết tiệm có thật sự làm ăn có lời hay không.
Vì sao hộ bán ngọc nhỏ cũng cần sổ kế toán
Thời đóng thuế khoán, nhiều tiệm ngọc chỉ có một cuốn vở ghi tiền thu trong ngày, có ngày ghi có ngày quên. Khi chuyển sang tự kê khai, con số bạn khai là con số bạn chịu trách nhiệm, và cơ quan thuế đối chiếu nó với dữ liệu hoá đơn điện tử, dòng tiền ngân hàng, dữ liệu sàn. Không có sổ, bạn không giải thích được chênh lệch, dù chênh lệch đó có lý do chính đáng như tiền cọc chưa giao hàng hay đơn hoàn.
Nghề ngọc còn có đặc thù làm sổ quan trọng hơn: giao dịch ít nhưng giá trị lớn, có nhiều giao dịch hai chiều như thu đổi bù, ký gửi, và có cả doanh thu dịch vụ sửa chữa. Chỉ cần một giao dịch lớn ghi sai loại là số của cả kỳ lệch đi đáng kể.
Và sổ không chỉ để nộp thuế. Một chủ tiệm ngọc thường biết mình bán được bao nhiêu, nhưng ít khi biết chi phí thật của tháng là bao nhiêu: phí sàn, phí giao hàng, phí giám định, tiền điện của tủ đèn. Sổ chi phí đều đặn cho bạn câu trả lời mà trí nhớ không cho được.
Các sổ kế toán cơ bản và cách dùng ở tiệm ngọc
Tên gọi và mẫu chính thức của từng sổ theo hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh hiện hành; hỏi cơ quan thuế hoặc người làm sổ để dùng đúng mẫu. Bảng dưới mô tả chức năng, áp vào nghề ngọc.
| Sổ | Ghi gì | Áp vào nghề ngọc |
|---|---|---|
| Sổ doanh thu | Doanh thu bán hàng, dịch vụ theo ngày | Chia cột theo kênh và loại giao dịch; mỗi dòng có số hoá đơn và mã món |
| Sổ chi phí | Các khoản chi cho hoạt động kinh doanh | Mỗi dòng kèm số chứng từ; tách chi phí mua hàng khỏi chi phí vận hành |
| Sổ tiền | Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng vào ra | Đối chiếu với sao kê tài khoản bán hàng; ghi riêng tiền cọc, tiền trả chủ hàng ký gửi |
| Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế | Số đã kê khai, đã nộp theo kỳ | Lưu kèm tờ khai, thông báo tiếp nhận, chứng từ khấu trừ của sàn |
| Sổ kho (liên kết) | Nhập, xuất, tồn | Theo từng món; xem bài về lập mã và hồ sơ món trong danh mục kho hàng |
Nếu dùng phần mềm bán hàng, phần mềm có thể sinh ra phần lớn những sổ này. Kiểm xem phần mềm có xuất báo cáo theo mẫu cần dùng, có tách được doanh thu theo kênh và theo loại giao dịch hay không.
Chia cột sổ doanh thu cho quầy ngọc
Theo kênh bán. Quầy, mạng xã hội tự chốt đơn, sàn có chức năng thanh toán, website riêng. Doanh thu trên sàn có thể đã được sàn khấu trừ thuế thay, nên tách riêng để khi kê khai không tính trùng.
Theo loại giao dịch. Bán hàng của tiệm, thù lao từ bán hàng ký gửi theo kiểu đại lý, dịch vụ sửa chữa và làm sạch, phần bán trong giao dịch thu đổi bù. Mỗi loại có thể có cách tính khác nhau theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Theo hình thức thanh toán. Tiền mặt, chuyển khoản, thu hộ qua đơn vị giao hàng, thanh toán qua sàn. Cột này giúp đối chiếu với sổ tiền và sao kê.
Tiền cọc để ngoài doanh thu. Ghi cọc ở một bảng riêng, có mã món đang giữ và ngày hẹn. Khi giao hàng mới chuyển sang doanh thu; khi hoàn cọc thì ghi trả. Trộn cọc vào doanh thu là nguyên nhân lệch số phổ biến nhất ở các tiệm bán qua livestream.
Số hoá đơn trên từng dòng. Cuối kỳ cộng doanh thu theo sổ, so với tổng hoá đơn đã xuất. Dòng nào không có số hoá đơn là dòng cần xem lại ngay.
Chi phí nào cần giữ chứng từ
Tuỳ cách tính thuế áp dụng cho hộ của bạn, chi phí có thể được dùng hoặc không khi kê khai. Dù vậy, giữ chứng từ cho mọi khoản chi là thói quen nên có, vì nó cho bạn biết tiệm làm ăn thật ra sao. Những khoản thường gặp ở tiệm ngọc:
- Tiền mua hàng: hoá đơn của nhà cung cấp, chứng từ nhập khẩu của đơn vị bán cho bạn, giấy mua bán hoặc bảng kê khi mua của cá nhân.
- Phí giám định, phí chế tác, đánh bóng, bịt vàng thuê ngoài: hoá đơn hoặc biên nhận của xưởng, phòng giám định.
- Tiền thuê mặt bằng, thuê quầy: hợp đồng thuê và chứng từ trả tiền.
- Phí sàn, phí cổng thanh toán, phí đơn vị giao hàng và thu hộ: bảng đối soát và hoá đơn phí do các bên này lập.
- Bảo hiểm hàng hoá khi gửi, chi phí đóng gói, hộp đựng.
- Lương, thù lao người đứng quầy, người dẫn livestream: bảng lương, chứng từ chi.
- Điện, nước, internet, thiết bị chiếu sáng tủ, camera, két.
Chi phí gắn được với một món cụ thể, như phí giám định riêng hay phí bịt vàng, ghi thêm mã món để sổ kho tính được giá vốn của món đó.
Lưu chứng từ giấy và điện tử
Chứng từ của tiệm ngọc gồm cả giấy (giấy mua bán tay, hợp đồng thuê, biên nhận của xưởng) và điện tử (hoá đơn điện tử, sao kê ngân hàng, bảng đối soát sàn). Cách lưu gọn:
- Mỗi chứng từ ghi số dòng sổ tương ứng, hoặc mã món nếu gắn với một món, ngay khi nhận về.
- Chứng từ giấy để trong bìa theo tháng, xếp theo ngày.
- Chụp hoặc quét chứng từ giấy, đặt tên tệp theo ngày và nội dung, lưu cùng thư mục với chứng từ điện tử của tháng đó.
- Sao lưu thư mục điện tử ít nhất ở hai nơi khác nhau, kiểm tra định kỳ xem mở được không.
- Tải sao kê ngân hàng và bảng đối soát sàn mỗi tháng, đừng chờ tới khi cần mới tải vì một số nơi chỉ cho tải lại trong thời gian giới hạn.
- Hỏi cơ quan thuế về thời hạn lưu chứng từ tối thiểu áp dụng cho hộ của bạn, và lưu ít nhất tới thời hạn đó.
Hồ sơ của món đã bán, nhất là hoá đơn bán và ảnh lúc giao, nên giữ lâu hơn mức tối thiểu, vì khách có thể quay lại thu đổi hay bảo hành sau nhiều năm.
Đối chiếu cuối kỳ: sổ, hoá đơn và ngân hàng
Trước mỗi kỳ kê khai, đối chiếu ba con số: tổng doanh thu trong sổ, tổng tiền trên hoá đơn đã xuất trong kỳ, và tổng tiền thực nhận vào tài khoản bán hàng cộng tiền mặt thu tại quầy. Ba con số không bao giờ khớp tuyệt đối, vì có phí sàn bị trừ trước, tiền cọc chưa thành doanh thu, đơn hoàn, tiền trả chủ hàng ký gửi. Nhưng mọi chênh lệch phải chỉ ra được nguyên nhân bằng một dòng trong sổ.
Một cách làm dễ là lập bảng đối chiếu nhỏ mỗi tháng: cột trái là doanh thu theo sổ, các dòng tiếp theo cộng trừ từng loại chênh lệch đã biết, dòng cuối phải ra đúng số tiền trên sao kê. Nếu không ra, tìm trong những giao dịch lớn trước, vì ở tiệm ngọc một giao dịch lớn ghi nhầm kỳ là đủ làm lệch cả tháng.
Tiền cá nhân lỡ chuyển vào tài khoản bán hàng, hay tiền bán hàng lỡ nhận vào tài khoản cá nhân, cũng phải ghi chú ngay trong sổ tiền. Để tới cuối năm mới nhớ lại là không nhớ nổi.
Khi nào nên thuê người làm sổ
Khi bạn bán qua từ ba kênh trở lên. Quầy, mạng xã hội, sàn: mỗi kênh có cách đối soát riêng. Khi bạn bắt đầu mất nhiều buổi tối mỗi tháng để khớp số, thuê người làm sổ hoặc dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh thường đáng tiền hơn tự làm.
Khi có nhận ký gửi, thu mua, thu đổi thường xuyên. Những giao dịch hai chiều này dễ ghi sai nhất. Người có nghiệp vụ biết cách ghi để sổ doanh thu và sổ tiền khớp nhau.
Khi chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty. Chế độ kế toán doanh nghiệp yêu cầu nhiều hơn hẳn. Gần như mọi công ty đều cần người làm kế toán, dù thuê ngoài.
Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình. Nếu bạn nhận được yêu cầu giải trình mà sổ chưa rõ ràng, hãy nhờ người có chuyên môn rà lại trước khi trả lời.
Sổ sách cũng là thứ để bàn giao
Một tiệm ngọc có sổ tốt là tiệm có thể bàn giao được: cho người con tiếp quản, cho người làm sổ thay khi người cũ nghỉ, cho người mua lại tiệm nếu có ngày chủ muốn nghỉ. Người tiếp nhận chỉ cần mở sổ là biết tiệm đang nợ ai, ai đang nợ tiệm, đang giữ cọc của khách nào, còn bao nhiêu tiền phải trả chủ hàng ký gửi.
Muốn sổ bàn giao được, nó phải đọc được bởi người khác: chữ viết rõ, cách ghi thống nhất, chữ viết tắt có bảng giải thích ở trang đầu, chứng từ đặt đúng chỗ ghi trong sổ. Thử đưa sổ cho một người trong nhà tra một giao dịch bất kỳ; nếu họ tìm ra chứng từ trong vài phút là sổ đã đạt.
Tiệm chỉ chạy bằng trí nhớ của chủ thì khi chủ vắng, mọi thứ dừng lại. Viết sổ đều đặn là cách tôn trọng cả khách hàng, chủ hàng ký gửi lẫn người thân của mình.
Câu hỏi thường gặp
Hộ bán ngọc nhỏ có bắt buộc phải ghi sổ kế toán không?
Hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai phải thực hiện chế độ sổ sách theo hướng dẫn dành cho hộ. Hỏi cơ quan thuế quản lý để biết hộ của bạn thuộc diện nào và dùng mẫu sổ nào.
Ghi sổ bằng bảng tính trên máy có được không?
Được, miễn bảng tính thể hiện đủ nội dung theo mẫu sổ được hướng dẫn và được sao lưu cẩn thận. Hỏi cơ quan thuế xem hình thức lưu điện tử của bạn có đáp ứng yêu cầu khi cần xuất trình hay không.
Tiền cọc của khách có ghi vào sổ doanh thu không?
Không nên ghi ngay. Ghi cọc ở bảng riêng kèm mã món đang giữ; khi giao hàng mới chuyển thành doanh thu, khi hoàn cọc thì ghi trả. Trộn cọc vào doanh thu làm sổ lệch với hoá đơn và gây khó khi đối chiếu.
Chứng từ cần lưu trong bao lâu?
Thời hạn lưu tối thiểu theo quy định kế toán và thuế áp dụng cho hộ của bạn; hỏi cơ quan thuế để biết chính xác. Hồ sơ món đã bán nên giữ lâu hơn vì khách có thể quay lại thu đổi, bảo hành sau nhiều năm.
Doanh thu trong sổ không khớp tiền trong tài khoản thì làm sao?
Lập bảng đối chiếu: từ doanh thu theo sổ, cộng trừ từng loại chênh lệch đã biết như phí sàn, tiền cọc, đơn hoàn, tiền trả chủ hàng ký gửi. Phần còn lệch thì tìm từ các giao dịch lớn trước, ghi chú nguyên nhân vào sổ tiền.
Khi nào hộ bán ngọc nên thuê dịch vụ làm sổ?
Khi bạn bán qua nhiều kênh, có nhiều giao dịch ký gửi, thu đổi, hoặc thấy mình mất quá nhiều thời gian để khớp số mỗi kỳ. Thuê người làm sổ giúp bạn dành thời gian cho việc chọn hàng và chăm khách.