Bán ngọc qua mạng xã hội, sàn thương mại điện tử hay website riêng đều là kinh doanh và phải kê khai doanh thu như bán tại quầy; khác biệt chỉ ở chỗ trên sàn có chức năng thanh toán, sàn khấu trừ và nộp thay một phần thuế, còn khi tự chốt đơn qua tin nhắn hay website riêng thì người bán tự kê khai toàn bộ. Bên cạnh thuế, người bán online còn phải công khai thông tin về mình và về hàng hoá cho khách biết trước khi mua.
Ngọc là mặt hàng bán online khó: khách không cầm được món, không soi được dưới đèn, phải tin vào ảnh, video và lời của người bán. Vì thế phần nghĩa vụ công khai thông tin không chỉ là chuyện tuân thủ, mà còn là thứ quyết định khách có dám chuyển khoản hay không. Bài này nói về giấy tờ, thuế và dấu vết giao dịch; cách đăng bài, livestream, chụp ảnh có các danh mục riêng trên site.
Ba đường bán online và ai lo phần thuế
Quy định về thuế đối với hoạt động thương mại điện tử đã được cập nhật nhiều lần những năm gần đây. Bảng dưới là nguyên lý chung theo quy định hiện hành; trước khi áp dụng, hỏi cơ quan thuế quản lý về trường hợp của bạn.
| Kênh bán | Ai thu tiền của khách | Nghĩa vụ thuế nhìn chung |
|---|---|---|
| Sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán | Sàn thu tiền rồi chuyển về cho người bán | Sàn khấu trừ, nộp thay một phần thuế của hộ, cá nhân bán trên sàn; người bán giữ chứng từ khấu trừ và kê khai theo hướng dẫn |
| Mạng xã hội, nhắn tin chốt đơn | Người bán nhận chuyển khoản hoặc đơn vị giao hàng thu hộ | Người bán tự kê khai toàn bộ doanh thu |
| Website hoặc ứng dụng riêng | Người bán nhận tiền qua cổng thanh toán hoặc chuyển khoản | Người bán tự kê khai; website bán hàng còn có thủ tục thông báo với cơ quan quản lý thương mại điện tử |
| Livestream trên nền tảng | Tuỳ nền tảng có tích hợp thanh toán hay không | Xác định theo nơi thật sự thu tiền: nếu chốt qua tin nhắn rồi chuyển khoản riêng thì người bán tự kê khai |
Nhiều người bán dùng cả ba kênh cùng lúc. Khi đó cần tách doanh thu theo kênh để phần đã được sàn khấu trừ không bị khai trùng, còn phần tự thu không bị sót.
Bán qua mạng không làm bạn "vô hình" với cơ quan quản lý
Một suy nghĩ còn khá phổ biến là bán qua trang cá nhân, nhận chuyển khoản vào tài khoản riêng thì không ai biết. Thực tế dữ liệu từ ngân hàng, đơn vị giao hàng, nền tảng mạng xã hội và sàn ngày càng được kết nối với cơ quan thuế theo quy định. Dòng tiền đều đặn từ nhiều người lạ vào một tài khoản cá nhân là dấu hiệu rất rõ của hoạt động kinh doanh.
Với người bán ngọc, giá trị mỗi giao dịch lớn nên dấu hiệu này càng rõ. Bài này không bàn chuyện đó để doạ, mà để nói rằng đường dài nhất trong nghề là đường minh bạch từ đầu: đăng ký kinh doanh, tách tài khoản, kê khai đủ. Khi khách hỏi "bên shop có hoá đơn không", bạn trả lời được ngay, và đó là lợi thế bán hàng thật sự trước những người bán không giấy tờ.
Một điều nữa: người bán online thường không có biển hiệu, nên khách chỉ biết bạn qua tên trang. Nếu có tranh chấp, khách và cơ quan bảo vệ người tiêu dùng tìm tới bạn qua thông tin bạn công khai. Thông tin rõ ràng là cách bạn nhận trách nhiệm, cũng là cách khách tin bạn.
Thông tin người bán và hàng hoá cần công khai
Quy định về thương mại điện tử và Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 yêu cầu người bán cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ cho khách. Với một trang bán ngọc, tối thiểu nên có:
- Tên người bán hoặc tên hộ kinh doanh, công ty theo đúng giấy đăng ký; địa chỉ liên hệ; mã số thuế hoặc số đăng ký kinh doanh nếu có.
- Cách liên hệ để khiếu nại, đổi trả, ngoài kênh nhắn tin của nền tảng.
- Mô tả từng món: loại đá, tình trạng xử lý theo cách gọi trung thực, kích thước hoặc ni, giấy giám định nếu có.
- Giá bán, chi phí giao hàng, ai chịu chi phí bảo hiểm hàng hoá khi gửi.
- Chính sách đổi trả, bảo hành, thu đổi; điều kiện áp dụng.
- Phương thức thanh toán và thời điểm khách được coi là đã mua, nhất là với cọc giữ hàng trên livestream.
- Điều kiện ánh sáng khi chụp ảnh, quay video, để khách hiểu màu trên màn hình có thể khác màu thật.
Đặt các thông tin này ở chỗ khách thấy trước khi chốt đơn, như phần giới thiệu trang, bài ghim, mô tả sản phẩm. Viết một lần, cập nhật khi có thay đổi.
Doanh thu từ livestream ghi nhận khi nào
Chốt đơn trên sóng chưa phải là bán xong. Khách bình luận "chốt" chỉ là lời đặt mua. Doanh thu thường được ghi nhận khi hàng giao cho khách theo cách bán bạn áp dụng; đơn bị huỷ, bị bom không phát sinh doanh thu.
Tiền cọc giữ hàng. Nhiều phiên livestream ngọc yêu cầu khách cọc trước để giữ món. Ghi tiền cọc riêng, kèm mã món đang giữ; khi giao hàng mới chuyển thành doanh thu, khi hoàn cọc thì ghi trả.
Đơn hoàn và đơn đổi. Khách nhận hàng thấy không giống trên sóng và trả lại: đơn đó không thành doanh thu, hoặc phải điều chỉnh nếu đã ghi. Đơn đổi sang món khác: ghi theo món khách giữ lại cuối cùng.
Phiên livestream bán chung. Khi hai người bán cùng lên sóng, hàng của ai bán được phải ghi cho người đó. Thoả thuận bằng văn bản trước phiên, đừng để cuối tháng mới chia.
Đối soát tiền từ sàn và đơn vị giao hàng thu hộ
Tiền bán online về tay người bán chậm và bị trừ nhiều khoản: phí sàn, phí thanh toán, phí giao hàng, phí thu hộ, phần thuế sàn khấu trừ. Không đối soát thì cuối kỳ bạn không biết doanh thu thật là bao nhiêu. Quy trình gọn:
- Mỗi đơn online có một mã nội bộ, gắn với mã món ngọc trong kho.
- Hằng tuần tải bảng đối soát của sàn và của đơn vị giao hàng, đánh dấu đơn đã giao thành công, đơn hoàn, đơn huỷ.
- Ghi doanh thu theo giá bán của đơn, không theo số tiền thực nhận sau khi bị trừ phí; các khoản phí ghi riêng là chi phí.
- Đối chiếu tổng tiền thực nhận về tài khoản với bảng đối soát; chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân.
- Lưu chứng từ khấu trừ thuế do sàn cung cấp theo từng kỳ.
- Cuối kỳ, cộng doanh thu theo từng kênh để kê khai đúng phần nào đã được sàn khấu trừ.
Với ngọc, đơn hoàn cần thêm một bước: kiểm món nhận về đúng là món đã gửi đi, bằng ảnh và số đo trong hồ sơ, trước khi ghi nhận hoàn.
Thuê người livestream, cho mượn tài khoản: ai chịu trách nhiệm
Nhiều chủ hàng ngọc thuê người dẫn livestream hoặc gửi hàng cho một kênh có đông người xem bán hộ. Về mặt giấy tờ, cần trả lời rõ: ai là người bán với khách. Nếu kênh kia chỉ là người dẫn, nhận thù lao, thì chủ hàng là người bán, xuất hoá đơn, chịu trách nhiệm về chất lượng và đổi trả. Nếu kênh kia mua hàng của bạn rồi bán lại, họ là người bán với khách và bạn bán cho họ.
Trường hợp mập mờ nhất là cho mượn tài khoản bán hàng, hay dùng tài khoản đứng tên người khác. Khi có khiếu nại hay kiểm tra, người đứng tên tài khoản là người bị hỏi trước, dù hàng không phải của họ. Đừng nhận đứng tên hộ, và đừng mượn tên người khác.
Thù lao trả cho người dẫn livestream cũng là một khoản cần chứng từ, và có thể phát sinh nghĩa vụ thuế với thu nhập của người nhận. Hỏi cơ quan thuế khi bạn thuê người thường xuyên. Mọi thoả thuận về hoa hồng, hàng gửi bán, trách nhiệm đổi trả nên có hợp đồng ngắn gọn bằng văn bản.
Tài khoản nhận tiền: tách riêng và khớp tên với giấy đăng ký
Người bán ngọc online thường bắt đầu bằng tài khoản ngân hàng cá nhân, dùng chung cho tiền chợ, tiền học của con và tiền khách chuyển mua vòng. Đến lúc kê khai, việc lọc ra đâu là tiền bán hàng mất rất nhiều công, và mọi khoản không giải thích được đều dễ bị hiểu là doanh thu.
Cách gọn nhất là mở một tài khoản chỉ dùng cho việc bán hàng, đứng tên chủ hộ hoặc tên công ty, và thông báo tài khoản đó theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Tên chủ tài khoản hiện ra khi khách chuyển khoản nên khớp với tên người bán bạn công khai trên trang; khách thấy tên lạ, không liên quan tới shop, sẽ ngần ngại, và đó cũng là kiểu thông tin kẻ gian hay lợi dụng để giả mạo shop.
Nội dung chuyển khoản nên có mã đơn để đối soát. Hướng dẫn khách ghi đúng mã khi chuyển, hoặc dùng mã thanh toán sinh theo từng đơn nếu phần mềm bán hàng của bạn hỗ trợ. Tiền cọc và tiền thanh toán đủ nên phân biệt được qua nội dung chuyển khoản, để cuối kỳ không phải dò lại từng tin nhắn.
Giữ dấu vết giao dịch online
Bán online để lại rất nhiều dấu vết, và chính những dấu vết đó bảo vệ bạn khi có tranh chấp. Nên giữ:
- Bản ghi phiên livestream, ít nhất phần giới thiệu từng món đã bán.
- Tin nhắn chốt đơn với khách, nhất là phần mô tả món, ni, giá đã thống nhất.
- Video đóng gói từng đơn, quay liền từ lúc lấy món ra tới lúc dán kín hộp.
- Mã vận đơn, xác nhận giao thành công, bảng đối soát.
- Hoá đơn đã xuất và bản gửi khách.
- Tin nhắn trao đổi khi có khiếu nại và kết quả xử lý.
Đặt thời gian lưu cho từng loại theo nhu cầu thật và theo quy định, xoá dữ liệu cá nhân của khách khi hết cần dùng. Lưu nhiều không thay được lưu có hệ thống.
Khi khách mở hộp và báo món không giống mô tả, bạn đặt video đóng gói cạnh đoạn livestream giới thiệu món đó và tin nhắn chốt đơn: ba thứ khớp nhau là cơ sở để hai bên nói chuyện bình tĩnh, thay vì tranh cãi bằng trí nhớ.
Câu hỏi thường gặp
Bán ngọc qua trang cá nhân, nhận chuyển khoản thì ai kê khai thuế?
Người bán tự kê khai. Khi bạn tự chốt đơn và tự nhận tiền, không có bên nào khấu trừ thay. Nên đăng ký hộ kinh doanh, tách tài khoản nhận tiền bán hàng và hỏi cơ quan thuế quản lý về kỳ kê khai, cách tính áp dụng.
Đã bán trên sàn có khấu trừ thuế thì có cần đăng ký hộ kinh doanh không?
Việc sàn khấu trừ thay là về thuế, còn đăng ký kinh doanh là chuyện khác. Nếu bạn bán thường xuyên, nên đăng ký và hỏi cơ quan thuế cách kê khai phần doanh thu trên sàn cùng các kênh khác để không bị tính trùng hoặc sót.
Trang bán ngọc online cần ghi những thông tin gì về người bán?
Tối thiểu là tên người bán theo giấy đăng ký, địa chỉ liên hệ, cách liên hệ khi khiếu nại, cùng thông tin về hàng, giá, giao hàng, đổi trả. Thông tin rõ ràng vừa là nghĩa vụ theo quy định vừa giúp khách yên tâm chuyển khoản.
Khách cọc trên livestream rồi bom hàng thì tiền cọc tính sao?
Tuỳ điều kiện cọc bạn đã công khai trước phiên. Về sổ sách, tiền cọc ghi riêng, chưa là doanh thu bán. Nếu theo điều kiện đã thoả thuận khách mất cọc, hỏi cơ quan thuế cách ghi nhận khoản này; nếu hoàn cọc thì ghi trả.
Có website bán ngọc riêng thì cần làm thủ tục gì thêm?
Website bán hàng có thủ tục thông báo với cơ quan quản lý thương mại điện tử theo quy định hiện hành, và phải công khai thông tin người bán, điều khoản giao dịch. Kiểm tra quy định mới nhất trước khi mở bán, vì lĩnh vực này được điều chỉnh khá thường xuyên.
Thuê người livestream bán ngọc thì hoá đơn ai xuất?
Người bán với khách xuất hoá đơn. Nếu người livestream chỉ dẫn chương trình và nhận thù lao, chủ hàng là người bán. Nếu họ mua đứt hàng của bạn rồi bán lại, họ là người bán với khách. Thoả thuận rõ bằng hợp đồng trước khi lên sóng.