Khi bán ngọc cho một doanh nghiệp làm quà tặng hoặc bán sỉ cho một tiệm khác, bộ giấy tờ tối thiểu gồm báo giá có mô tả hàng, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng có xác nhận, hoá đơn ghi đúng thông tin bên mua, và biên bản bàn giao kiểm đếm từng món; người mua ở đây cần chứng từ để hạch toán hoặc để chứng minh nguồn gốc khi bán lại, nên giấy tờ quan trọng ngang chính món hàng.
Bán lẻ cho một khách cá nhân, giấy tờ có thể gọn trong một tờ hoá đơn. Đơn của tổ chức thì khác: người đặt hàng không phải người trả tiền, người trả tiền không phải người nhận hàng, và bên mua có kế toán soát từng con chữ trên hoá đơn. Bài này đi qua trình tự giấy tờ của hai loại đơn đó từ phía người bán ngọc. Phần pháp lý theo nguyên lý của Luật Thương mại 2005 và Bộ luật Dân sự 2015; hợp đồng giá trị lớn nên nhờ luật sư rà.
Vì sao đơn tổ chức cần giấy tờ khác bán lẻ
Một doanh nghiệp đặt năm mươi mặt ngọc làm quà tri ân khách hàng không mua theo cảm hứng. Họ có người đề xuất, người duyệt chi, bộ phận kế toán, đôi khi cả bộ phận mua hàng yêu cầu nhiều báo giá để so. Mỗi người trong chuỗi đó cần một loại giấy: người đề xuất cần báo giá có mô tả rõ để trình, kế toán cần hoá đơn đúng tên, mã số thuế, địa chỉ, và cần hợp đồng hoặc đơn đặt hàng để làm hồ sơ thanh toán.
Đơn sỉ cho một tiệm khác lại có nhu cầu riêng. Tiệm mua của bạn sẽ bán lại cho khách lẻ, nên với họ, hoá đơn của bạn là chứng từ đầu vào chứng minh nguồn gốc hàng khi bị kiểm tra, và mô tả trên hoá đơn là căn cứ để họ gọi tên hàng với khách. Bạn mô tả sai, họ bán sai theo, và trách nhiệm quay về bạn.
Vì vậy với hai loại đơn này, đừng xử lý như bán lẻ cộng dồn. Lập bộ hồ sơ riêng cho từng đơn, từ báo giá đầu tiên tới biên bản bàn giao cuối cùng, và lưu cùng nhau.
Bộ giấy tờ của một đơn quà tặng hoặc đơn sỉ
Không phải đơn nào cũng cần đủ các thứ dưới đây; đơn nhỏ có thể gộp báo giá và đơn đặt hàng thành một. Đơn càng lớn, giấy tờ càng nên đầy đủ.
| Giấy tờ | Nội dung chính | Ai cần |
|---|---|---|
| Báo giá | Danh sách món, mô tả loại đá và tình trạng xử lý, kích thước, đơn giá, thời hạn hiệu lực báo giá, thời gian giao | Người đề xuất phía bên mua, bộ phận mua hàng |
| Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng có xác nhận | Hàng hoá, số lượng, giá, thanh toán, giao nhận, đổi hàng lỗi, trách nhiệm hai bên | Hai bên; kế toán bên mua |
| Phụ lục mô tả hàng | Ảnh mẫu hoặc ảnh từng món, tiêu chí chấp nhận (màu trong khoảng nào, kích thước sai lệch bao nhiêu) | Người kiểm nhận bên mua |
| Biên bản bàn giao | Danh sách món giao, số lượng, tình trạng, chữ ký người giao và người nhận | Hai bên; căn cứ thanh toán |
| Hoá đơn | Tên đơn vị mua, mã số thuế, địa chỉ đúng như đăng ký; dòng hàng khớp hợp đồng | Kế toán bên mua |
| Giấy giám định | Giấy riêng cho món giá trị cao, hoặc kết quả kiểm mẫu cho lô hàng phổ thông | Bên mua; với đơn sỉ là tiệm bán lại |
| Biên bản thanh lý hợp đồng | Xác nhận đã giao đủ, đã thanh toán đủ, không còn nghĩa vụ | Hai bên, khi đơn có hợp đồng |
Mô tả loại đá trong báo giá, hợp đồng, hoá đơn và trên từng hộp quà phải là một. Doanh nghiệp tặng quà ghi "ngọc tự nhiên" trên thiệp trong khi hàng đã qua xử lý là chuyện làm mất uy tín của cả bên tặng lẫn bên bán.
Những điều khoản hay gây tranh chấp trong đơn quà tặng
Tiêu chí đồng đều. Bên mua thường muốn năm mươi món "giống nhau". Ngọc tự nhiên không có hai món giống hệt. Ghi rõ trong phụ lục: màu trong khoảng nào, kích thước sai lệch tối đa bao nhiêu, vân bông chấp nhận tới mức nào, kèm ảnh mẫu đại diện. Không ghi, lúc nhận hàng sẽ có người chê món này đậm hơn món kia.
Khắc chữ, in logo trên hộp. Nếu bên mua yêu cầu khắc tên, in logo, cá nhân hoá hộp, món đó gần như không đổi trả được. Ghi rõ điều này và lấy duyệt mẫu bằng văn bản trước khi làm.
Thời hạn giao và hàng thiếu. Đơn quà tặng thường gắn với một sự kiện có ngày cố định. Ghi rõ nếu không tìm đủ hàng đạt tiêu chí thì xử lý ra sao: giao trước phần có, thay bằng mẫu khác được duyệt, hay huỷ phần thiếu.
Lời giới thiệu kèm quà. Bên mua có thể muốn kèm thiệp ghi ý nghĩa món quà. Nội dung đó nếu do bạn soạn thì phải đúng mực: ý nghĩa văn hoá của hình chạm, không hứa tài lộc hay sức khoẻ. Ghi trong hợp đồng ai chịu trách nhiệm nội dung thiệp.
Thanh toán theo đợt. Đơn lớn thường đặt cọc một phần, thanh toán phần còn lại sau nghiệm thu. Ghi rõ mốc, cách tính, thời hạn bên mua phải thanh toán sau khi nhận hoá đơn.
Đơn sỉ cho tiệm khác: mô tả trên hoá đơn là lời cam kết
Bán sỉ cho một tiệm khác, bạn đang trở thành nhà cung cấp của họ, với mọi trách nhiệm của nhà cung cấp. Tiệm mua của bạn sẽ cầm hoá đơn của bạn để trả lời khi khách hỏi nguồn gốc, khi đoàn kiểm tra hỏi chứng từ. Dòng hàng trên hoá đơn vì thế cần mô tả đủ để tiệm kia nhận ra từng món hoặc từng nhóm món: loại đá, tình trạng xử lý, kích thước, số lượng, số giấy giám định nếu có.
Nếu lô hàng gồm nhiều mức chất lượng, tách thành nhiều dòng thay vì một dòng "ngọc các loại". Nếu trong lô có món đã qua xử lý, ghi rõ, kể cả khi tiệm mua đã biết, vì tờ hoá đơn sẽ đi theo món hàng lâu hơn trí nhớ của hai người chủ.
Đơn sỉ cũng cần thống nhất trước chuyện tiệm mua có được dùng ảnh, giấy giám định của bạn để bán lại hay không. Thường là được, vì đó là thông tin của món hàng; nhưng nếu tiệm kia đăng ảnh kèm tên cửa hàng của bạn như một lời bảo chứng, hai bên nên đồng ý bằng văn bản.
Khi bên mua phát hiện hàng không đúng mô tả, hợp đồng cần sẵn cách xử lý: thời hạn báo, cách giám định lại, đổi hay trả, ai chịu phí giám định. Một đơn sỉ không có những điều khoản này là một đơn đặt cược vào lòng tin, và lòng tin trong nghề ngọc rất dễ vỡ chỉ vì một món.
Trình tự một đơn từ báo giá tới thanh lý
Thứ tự dưới đây giúp người bán không bị cuốn vào làm hàng trước khi giấy tờ xong, chuyện rất hay xảy ra khi bên mua giục:
- Nhận yêu cầu, hỏi rõ số lượng, mục đích, ngân sách theo khoảng, ngày cần hàng, thông tin xuất hoá đơn.
- Gửi báo giá kèm ảnh mẫu và mô tả loại đá; ghi thời hạn hiệu lực của báo giá.
- Thống nhất hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, phụ lục tiêu chí; nhận cọc nếu có thoả thuận.
- Chuẩn bị hàng, chụp ảnh từng món hoặc từng nhóm, gửi bên mua duyệt trước khi đóng hộp nếu đơn có yêu cầu đồng đều.
- Giao hàng, hai bên kiểm đếm và ký biên bản bàn giao; ghi ngay những món bên mua chưa đồng ý.
- Lập hoá đơn đúng thông tin bên mua, khớp số lượng và giá trong biên bản bàn giao.
- Nhận thanh toán, đối chiếu công nợ, ký biên bản thanh lý nếu đơn có hợp đồng.
Đừng lập hoá đơn trước khi có biên bản bàn giao với đơn có điều kiện nghiệm thu; nếu bên mua trả lại một phần, hoá đơn sẽ phải điều chỉnh.
Kiểm thông tin bên mua trước khi lập hoá đơn
Hoá đơn sai tên đơn vị hay mã số thuế, kế toán bên mua sẽ trả lại, và bạn mất công điều chỉnh. Trước khi lập, kiểm:
- Tên đơn vị đúng như trên giấy đăng ký doanh nghiệp, không viết tắt theo thói quen.
- Mã số thuế tra được và đang hoạt động trên kênh tra cứu chính thức của cơ quan thuế.
- Địa chỉ đúng địa chỉ đăng ký mới nhất, nhất là sau khi nhiều địa danh đổi tên từ tháng 7/2025.
- Người nhận hoá đơn điện tử là ai, gửi về địa chỉ thư điện tử nào.
- Hình thức thanh toán ghi trên hoá đơn khớp cách bên mua thật sự trả.
- Với đơn sỉ cho hộ kinh doanh, ghi đúng tên hộ và mã số thuế của hộ, không ghi tên cá nhân chủ hộ nếu họ muốn dùng hoá đơn cho việc kinh doanh.
Giữ ảnh chụp thông tin xuất hoá đơn bên mua gửi, để khi có sai lệch biết sai từ phía nào.
Người đứng giữa: khi đơn đến qua người giới thiệu
Nhiều đơn quà tặng đến qua một người giới thiệu, có khi là nhân viên của chính doanh nghiệp mua. Người đó có thể đề nghị nhận một khoản cảm ơn, hoặc đề nghị ghi giá trên hoá đơn khác giá thật để giữ phần chênh. Đề nghị thứ hai là gian lận với doanh nghiệp mua, và người bán ghi hoá đơn sai giá là đồng loã; từ chối thẳng.
Nếu bạn trả phí giới thiệu một cách công khai cho một người hoặc đơn vị môi giới, hãy làm thành thoả thuận riêng, có chứng từ chi, và kiểm xem doanh nghiệp mua có quy định gì về việc nhân viên nhận tiền từ nhà cung cấp hay không. Nhiều doanh nghiệp cấm điều đó, và việc bạn trả tiền cho nhân viên của họ có thể làm hỏng cả mối quan hệ khi bị phát hiện.
Giấy tờ minh bạch ở đây không chỉ để đúng luật, mà để đơn đầu tiên trở thành đơn của năm sau. Doanh nghiệp quay lại với nhà cung cấp mà kế toán của họ không phải nhắc lần thứ hai.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp đặt quà tặng bằng ngọc cần những giấy tờ gì?
Thường gồm báo giá có mô tả hàng, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng có xác nhận, phụ lục tiêu chí hàng, biên bản bàn giao kiểm đếm và hoá đơn ghi đúng tên, mã số thuế, địa chỉ của doanh nghiệp. Đơn lớn nên có thêm biên bản thanh lý hợp đồng.
Đơn năm mươi mặt ngọc "giống nhau" thì ghi tiêu chí thế nào?
Ngọc tự nhiên không có hai món giống hệt, nên ghi tiêu chí theo khoảng: màu trong khoảng nào, kích thước sai lệch tối đa bao nhiêu, mức vân bông chấp nhận, kèm ảnh mẫu đại diện. Gửi ảnh từng món cho bên mua duyệt trước khi đóng hộp.
Bán sỉ ngọc cho tiệm khác có cần ghi hàng đã xử lý trên hoá đơn không?
Nên ghi rõ. Hoá đơn của bạn là chứng từ đầu vào và là căn cứ để tiệm kia gọi tên hàng với khách. Ghi đúng tình trạng xử lý bảo vệ cả hai bên khi khách hoặc cơ quan kiểm tra hỏi tới.
Nên lập hoá đơn trước hay sau khi giao hàng cho doanh nghiệp?
Thường lập khi giao hàng và có biên bản bàn giao, nhất là khi đơn có điều kiện nghiệm thu. Lập trước rồi bên mua trả lại một phần thì phải làm hoá đơn điều chỉnh, mất công cho cả hai bên.
Người giới thiệu đơn đề nghị ghi giá hoá đơn cao hơn giá thật thì sao?
Từ chối. Ghi hoá đơn sai giá để người trung gian giữ phần chênh là gian lận với doanh nghiệp mua, và người bán lập hoá đơn sai là cùng chịu trách nhiệm. Giá trên hoá đơn phải là giá thật của giao dịch.
Khắc tên, in logo theo yêu cầu thì có nhận đổi trả không?
Món đã cá nhân hoá gần như không bán lại được, nên thường không nhận đổi trả trừ lỗi từ phía người bán. Ghi rõ điều này trong hợp đồng và lấy duyệt mẫu bằng văn bản trước khi khắc hay in.