Về giấy tờ, "ký gửi ngọc" có thể là hợp đồng đại lý bán hàng theo Luật Thương mại 2005 (tiệm bán hộ đúng giá chủ hàng định, hưởng thù lao), là mua bán có điều kiện (tiệm trả chủ hàng một khoản cố định khi bán được, tự quyết giá bán), hoặc chỉ là trưng bày giới thiệu; mỗi hình thức kéo theo câu trả lời khác nhau cho ba câu hỏi ai là người bán với khách, ai xuất hoá đơn, và doanh thu của tiệm là gì.
Bài này không bàn chuyện nên nhận món nào, kiểm món ra sao hay xử lý khi vòng vỡ lúc khách thử; những việc đó có bài riêng trong danh mục vào nghề và danh mục kho hàng của site. Ở đây chỉ bàn phần pháp lý, hoá đơn và thuế của quan hệ ký gửi, theo nguyên lý; cách xử lý thuế cụ thể cho từng hình thức cần hỏi cơ quan thuế quản lý.
Ba kiểu thoả thuận mang chung tên "ký gửi"
Trong nghề ngọc, chữ "ký gửi" được dùng cho nhiều kiểu thoả thuận khác nhau. Kiểu thứ nhất: chủ hàng giữ quyền sở hữu, tiệm bán hộ với giá chủ hàng đặt, nhận thù lao theo tỷ lệ hoặc theo mức cố định; đây gần với đại lý bán hàng. Kiểu thứ hai: tiệm cam kết trả chủ hàng một số tiền cố định khi bán được, giá bán ra do tiệm quyết, phần chênh là của tiệm; về bản chất gần với việc tiệm mua lại hàng khi đã có người mua. Kiểu thứ ba: tiệm chỉ trưng bày giúp, khách tự giao dịch với chủ hàng; tiệm là nơi giới thiệu, có thể thu phí.
Người trong nghề thường không phân biệt ba kiểu này, vì ngày nào cũng làm với nhau bằng lời. Nhưng khi có tranh chấp, khi khách khiếu nại, khi kê khai thuế hay khi có kiểm tra, câu hỏi đầu tiên luôn là "quan hệ giữa hai bên là gì". Không trả lời được bằng giấy, mỗi người sẽ hiểu theo cách có lợi cho mình.
Việc của người bán ngọc là chọn một kiểu cho mỗi quan hệ ký gửi, ghi ngay ở đầu hợp đồng bằng lời thường dễ hiểu, và làm theo đúng kiểu đã chọn trong mọi giấy tờ phía sau.
So sánh ba kiểu theo giấy tờ
Bảng dưới là nguyên lý chung để người bán định hướng. Hướng dẫn về hoá đơn và thuế cho từng kiểu có thể thay đổi; hỏi cơ quan thuế trước khi áp dụng.
| Câu hỏi | Đại lý bán đúng giá | Mua đứt khi có người mua | Trưng bày giới thiệu |
|---|---|---|---|
| Ai là người bán với khách | Theo thoả thuận và hướng dẫn về đại lý; khách giao dịch qua tiệm | Tiệm | Chủ hàng |
| Ai quyết giá bán | Chủ hàng | Tiệm | Chủ hàng |
| Doanh thu của tiệm | Thù lao đại lý (hoa hồng) | Toàn bộ giá bán cho khách | Phí trưng bày, giới thiệu nếu có |
| Chứng từ giữa tiệm và chủ hàng | Hợp đồng đại lý, bảng kê hàng bán được, chứng từ thanh toán | Chứng từ mua vào: hoá đơn nếu chủ hàng kinh doanh, giấy mua bán hoặc bảng kê nếu là cá nhân | Thoả thuận trưng bày, chứng từ thu phí |
| Trách nhiệm với khách về hàng | Hai bên cần ghi rõ; với khách, tiệm là nơi tiếp nhận đầu tiên | Tiệm | Chủ hàng, nhưng tiệm vẫn chịu ảnh hưởng uy tín |
Kiểu thứ hai đơn giản nhất về hoá đơn với khách, nhưng đòi hỏi tiệm có chứng từ mua vào đầy đủ cho từng món, đúng thời điểm bán.
Đại lý bán đúng giá: hoa hồng là doanh thu của tiệm
Theo Luật Thương mại 2005, đại lý mua bán hàng hoá là việc bên đại lý nhân danh chính mình mua, bán hàng cho bên giao đại lý để hưởng thù lao. Luật cũng xác định bên giao đại lý là chủ sở hữu hàng hoá giao cho đại lý. Với tiệm ngọc nhận bán hộ, điều đó có nghĩa chiếc vòng trong tủ vẫn là của chủ hàng cho tới khi bán được.
Doanh thu của tiệm trong trường hợp này là khoản thù lao, không phải toàn bộ giá bán. Cách lập hoá đơn cho khách, cách kê khai phần thù lao, và nghĩa vụ của chủ hàng với phần doanh thu bán hàng có hướng dẫn riêng cho hoạt động đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng; chi tiết hỏi cơ quan thuế, vì tuỳ chủ hàng là cá nhân, hộ kinh doanh hay doanh nghiệp mà giấy tờ khác nhau.
Hợp đồng đại lý nên có: danh mục hàng giao đại lý theo phụ lục (dẫn chiếu biên bản giao nhận từng món), giá bán do chủ hàng định và cách thông báo thay đổi giá, mức thù lao và cách tính, thời hạn thanh toán tiền hàng cho chủ hàng, thời hạn hợp đồng, quyền chấm dứt và cách hoàn trả hàng chưa bán.
Mua đứt khi có người mua: chiều mua vào cần chứng từ
Nhiều tiệm thích kiểu thứ hai vì linh hoạt: tiệm tự định giá bán, chủ hàng chỉ cần biết mình nhận về bao nhiêu. Về giấy tờ, lúc khách mua, tiệm đồng thời "mua" món đó từ chủ hàng. Tiệm lập hoá đơn bán cho khách như với hàng của mình, ghi toàn bộ giá bán vào doanh thu, và cần chứng từ cho chiều mua vào.
Chứng từ mua vào tuỳ chủ hàng là ai. Chủ hàng là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp thì họ lập hoá đơn bán cho tiệm. Chủ hàng là cá nhân không kinh doanh thì tiệm lập giấy mua bán có chữ ký của họ và ghi bảng kê theo hướng dẫn, đúng thời điểm giao dịch, chứ không để cuối kỳ mới làm.
Thời điểm ghi nhận là chỗ dễ sai: món nằm trong tủ ba tháng chưa phải hàng của tiệm, không ghi vào hàng tồn của tiệm; chỉ khi bán được mới phát sinh cả chiều mua lẫn chiều bán. Sổ kho vì thế cần tách rõ hàng nhận ký gửi khỏi hàng thuộc sở hữu của tiệm.
Chủ hàng là ai thì giấy tờ khác nhau
Cá nhân không kinh doanh. Người thanh lý đồ gia đình, người sưu tầm muốn bán bớt. Giấy tờ phía họ thường chỉ có giấy tờ tuỳ thân và lời kể nguồn gốc; tiệm lập chứng từ thay theo hướng dẫn. Thù lao đại lý hay tiền trả cho họ đều nên qua chuyển khoản đúng tên.
Hộ kinh doanh hay tiệm khác. Họ có nghĩa vụ hoá đơn của riêng họ. Thoả thuận rõ ai xuất hoá đơn cho ai, khi nào, để hai bên kê khai khớp nhau.
Doanh nghiệp. Thường có mẫu hợp đồng đại lý riêng và yêu cầu báo cáo bán hàng định kỳ. Đọc kỹ điều khoản về trách nhiệm với khách, vì doanh nghiệp hay chuyển phần lớn trách nhiệm sang bên nhận bán.
Người ở nước ngoài gửi hàng về. Hàng chưa qua thủ tục nhập khẩu thương mại thì bày bán rất khó chứng minh nguồn gốc. Hỏi rõ hàng đã về theo đường nào, có chứng từ hải quan không, trước khi nhận; thiếu giấy, nên từ chối.
Từ lúc bán được tới lúc trả tiền chủ hàng
Một trình tự gọn giúp tiền và giấy tờ đi cùng nhau, không phải dò lại vào cuối tháng:
- Khi khách mua món ký gửi, lập hoá đơn theo đúng kiểu quan hệ đã chọn trong hợp đồng.
- Ghi vào bảng kê hàng ký gửi đã bán: mã món, ngày bán, giá bán, số hoá đơn, khoản phải trả chủ hàng.
- Báo chủ hàng bằng tin nhắn hoặc thư có lưu.
- Chờ hết thời hạn đổi trả của khách nếu hợp đồng quy định như vậy.
- Chuyển tiền cho chủ hàng vào tài khoản đúng tên, nội dung ghi mã món.
- Lấy chứng từ phía chủ hàng theo kiểu quan hệ: hoá đơn của họ, xác nhận nhận tiền, hoặc ký bảng kê.
- Định kỳ gửi chủ hàng bảng đối chiếu hàng còn, hàng đã bán, tiền đã trả.
Bảng đối chiếu định kỳ có chữ ký hai bên là thứ giải quyết được phần lớn những lần "nhớ khác nhau" giữa tiệm và chủ hàng.
Hàng ký gửi bán qua mạng: thêm mấy điều vào hợp đồng
Khi tiệm đăng hàng ký gửi lên trang bán hay đưa vào phiên livestream, hợp đồng cần thêm vài điều mà ký gửi bày quầy không có. Thứ nhất là quyền dùng hình ảnh: chủ hàng đồng ý để tiệm chụp, quay, đăng món của họ, và khi rút hàng thì tiệm gỡ bài trong bao lâu. Thứ hai là nội dung mô tả: viết theo kết quả kiểm tra hoặc giám định, không theo lời quảng cáo của chủ hàng; tiệm có quyền từ chối viết những điều không kiểm chứng được.
Thứ ba là thời hạn đổi trả của khách online: tiền chưa nên trả cho chủ hàng trước khi hết thời hạn đó, hoặc nếu trả sớm thì phải ghi nghĩa vụ hoàn lại khi khách trả hàng. Thứ tư là chi phí và rủi ro gửi hàng: ai đóng gói, ai trả phí bảo hiểm hàng hoá, hàng hoàn về thì đối chiếu thế nào.
Cuối cùng, ghi rõ chủ hàng không đồng thời rao bán chính món đó ở kênh khác với giá khác. Một món ngọc xuất hiện ở hai trang với hai giá làm khách nghi cả hai người bán, và nếu cùng lúc có hai khách chốt thì một đơn phải huỷ, kéo theo rắc rối với hoá đơn và tiền cọc.
Kết thúc ký gửi: thanh lý cho dứt điểm
Quan hệ ký gửi kết thúc khi hết thời hạn, khi một bên muốn dừng, hoặc khi đã bán hết hàng. Dù vì lý do nào, nên lập biên bản thanh lý: liệt kê hàng đã bán và tiền đã trả, hàng chưa bán đã hoàn trả theo mã món, các khoản còn phải thanh toán nếu có, và xác nhận hai bên không còn nghĩa vụ nào khác.
Biên bản thanh lý quan trọng với cả chuyện thuế: nó chốt lại phần doanh thu, thù lao phát sinh trong cả quan hệ, khớp với hoá đơn đã lập và tiền đã chuyển. Khi có kiểm tra sau này, đó là trang tóm tắt cho cả một chuỗi giao dịch.
Có một trường hợp hay bị bỏ quên: khách đã mua món ký gửi quay lại bảo hành hay đổi trả sau khi quan hệ ký gửi đã chấm dứt. Hợp đồng nên ghi trước ai xử lý trong trường hợp đó, và chủ hàng có nghĩa vụ gì với tiệm.
Câu hỏi thường gặp
Tiệm nhận ký gửi ngọc thì doanh thu là toàn bộ giá bán hay chỉ hoa hồng?
Tuỳ hình thức. Nếu là đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, doanh thu của tiệm là phần thù lao. Nếu tiệm tự định giá và mua đứt khi có người mua, doanh thu là toàn bộ giá bán. Hỏi cơ quan thuế để kê khai đúng hình thức đã chọn.
Hàng ký gửi có tính vào hàng tồn kho của tiệm không?
Không, khi chủ hàng vẫn giữ quyền sở hữu. Hàng ký gửi cần ghi riêng trong sổ kho và tách khi kiểm kê. Với kiểu mua đứt khi có người mua, món chỉ thành hàng của tiệm tại thời điểm bán được.
Chủ hàng là cá nhân không có hoá đơn thì tiệm lấy chứng từ gì?
Tiệm lập giấy mua bán hoặc xác nhận nhận tiền có chữ ký chủ hàng và ghi bảng kê theo hướng dẫn, ngay tại thời điểm giao dịch. Tiền nên chuyển khoản vào tài khoản đúng tên chủ hàng để có chứng từ độc lập.
Có nên nhận ký gửi ngọc người nhà gửi từ nước ngoài về không?
Chỉ nên nhận khi hàng có chứng từ nhập khẩu hợp lệ. Hàng mang về không qua thủ tục nhập khẩu thương mại khi bày bán rất khó chứng minh nguồn gốc, và người chịu trách nhiệm khi kiểm tra là tiệm đang bày bán.
Hợp đồng đại lý bán ngọc cần những nội dung chính nào?
Danh mục hàng giao đại lý theo phụ lục từng món, giá bán và cách thông báo đổi giá, mức thù lao và cách tính, thời hạn thanh toán tiền hàng, thời hạn hợp đồng, quyền chấm dứt và cách hoàn trả hàng chưa bán.
Kết thúc ký gửi có cần lập biên bản thanh lý không?
Nên lập. Biên bản liệt kê hàng đã bán, tiền đã trả, hàng chưa bán đã hoàn trả theo mã món và xác nhận hai bên hết nghĩa vụ. Nó vừa chấm dứt tranh cãi về sau, vừa là bản tóm tắt chứng từ khi có kiểm tra.