Người bán ngọc online nên nhận đặt cọc khi phải giữ một món độc bản cho khách trong một khoảng thời gian, hoặc khi nhận đặt chế tác theo yêu cầu, và mọi khoản cọc đều cần thoả thuận bằng chữ: số tiền, món nào, giữ đến bao giờ, khi nào khách mất cọc, khi nào người bán phải trả lại hoặc bồi thường. Cọc không ghi rõ là nguồn tranh chấp quen thuộc nhất sau chuyện "hàng không giống ảnh".
Đặt cọc là một biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng được Bộ luật Dân sự 2015 điều chỉnh. Theo nguyên tắc chung của luật, nếu bên đặt cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng thì mất cọc; nếu bên nhận cọc từ chối thì phải trả lại cọc và một khoản tương đương, trừ khi hai bên thoả thuận khác. Nguyên tắc này áp dụng cho cả người bán. Bài này nói về cách người bán ngọc dùng đặt cọc cho đúng tinh thần đó, không đi vào chi tiết điều khoản; khi có tranh chấp lớn, hãy hỏi người có chuyên môn pháp lý.
Khi nào bán ngọc online nên nhận cọc, khi nào không cần
Đặt cọc hợp lý khi người bán phải gánh một rủi ro thật vì giữ hàng cho khách. Ví dụ giả định: khách chốt một chiếc vòng trong phiên livestream nhưng xin chờ một tuần mới thanh toán đủ vì đang chờ tiền. Trong một tuần đó, người bán không thể bán chiếc vòng cho ai khác. Khoản cọc là cách khách cam kết, và là phần bù cho người bán nếu khách đổi ý.
Đặt cọc cũng hợp lý với đơn chế tác theo yêu cầu: khách chọn phôi, chọn mẫu, người bán đặt thợ làm. Nếu khách bỏ giữa chừng, người bán đã bỏ công, có khi đã cắt phôi theo ý khách, không dễ bán lại cho người khác. Cọc trong trường hợp này nên tương xứng với phần việc đã làm và phần phôi đã dùng.
Ngược lại, với đơn thông thường mà khách thanh toán đủ ngay sau khi xác nhận, đặt cọc không cần thiết và chỉ làm thêm một bước. Có người bán đòi cọc với mọi đơn, kể cả đơn nhỏ, để "lọc khách"; cách này có thể làm giảm khách bỏ đơn nhưng cũng làm nhiều khách thật lưỡng lự. Nên cân nhắc theo giá trị món và lịch sử của từng khách, và công bố quy tắc rõ ràng thay vì đòi cọc tuỳ hứng.
Những gì một thoả thuận đặt cọc nên ghi
Thoả thuận không cần dài, có thể là một tin nhắn có đủ các dòng dưới đây được cả hai bên xác nhận. Với món giá trị cao, nên lập văn bản có chữ ký.
| Mục | Nên ghi | Vì sao |
|---|---|---|
| Món được giữ | Mã món, loại đá, xử lý, kích thước, ảnh hồ sơ | Để không có tranh cãi về món nào đang được giữ |
| Giá bán | Tổng giá, đã gồm gì, chưa gồm gì | Khoản cọc trừ vào giá này khi thanh toán đủ |
| Số tiền cọc | Bằng số và bằng chữ | Tránh nhầm khi đối chiếu chuyển khoản |
| Thời hạn giữ | Ngày cụ thể khách phải thanh toán đủ | "Giữ vài hôm" là chỗ hai bên hiểu khác nhau |
| Khi khách đổi ý | Khách mất cọc hay được trả một phần, theo thoả thuận | Nói trước để khách cân nhắc trước khi cọc |
| Khi người bán không giao được | Trả lại cọc và khoản bồi thường theo thoả thuận hoặc theo luật | Ràng buộc cả người bán, không chỉ khách |
| Khi kết quả giám định khác mô tả | Khách được nhận lại cọc | Lỗi thông tin thuộc về người bán |
Dòng cuối thường bị bỏ qua. Nếu khách cọc một món được mô tả là hàng A, rồi gửi giám định ra hàng B, người bán không thể giữ cọc với lý do khách đổi ý. Khách không đổi ý; món hàng không đúng như đã nói. Ghi rõ điều này từ đầu giúp khách yên tâm cọc, và giúp người bán tự nhắc mình chỉ mô tả những gì chắc chắn.
Cọc bao nhiêu là hợp lý
Không có tỉ lệ chung bắt buộc. Luật để hai bên tự thoả thuận số tiền cọc. Mỗi cửa hàng có cách làm riêng, tuỳ giá trị món, thời gian giữ, và mức độ rủi ro của việc giữ hàng.
Cọc nên tương xứng với rủi ro thật. Giữ một chiếc vòng vài ngày khác với cắt phôi làm một mặt dây theo mẫu riêng. Đơn chế tác có thể cần cọc cao hơn vì người bán đã bỏ phôi và công thợ.
Cọc quá cao làm khách dè dặt. Nếu cọc gần bằng giá bán, khách sẽ hỏi tại sao không thanh toán đủ luôn. Cọc quá cao cũng làm hậu quả mất cọc nặng nề, dễ biến một lần đổi ý thành một cuộc tranh chấp.
Cọc quá thấp không đủ ràng buộc. Một khoản cọc tượng trưng có thể không đủ để khách cân nhắc nghiêm túc. Mục đích của cọc là cả hai bên đều cam kết, không phải chỉ là một thủ tục.
Áp dụng thống nhất. Dù chọn mức nào, áp dụng như nhau cho mọi khách trong cùng loại đơn, và công bố mức cọc trong quy tắc của cửa hàng.
Nhận cọc, giữ hàng và trừ cọc: quy trình gọn
Quy trình dưới đây giúp người bán không quên món đang giữ và không nhầm khoản cọc của ai:
- Gửi khách tin nhắn thoả thuận đủ các mục, chờ khách trả lời đồng ý bằng chữ.
- Nhận cọc qua chuyển khoản vào tài khoản của cửa hàng, nội dung chuyển ghi mã món, để dễ đối chiếu.
- Gửi khách xác nhận đã nhận cọc, nhắc lại thời hạn giữ.
- Gắn thẻ "đã cọc" kèm tên khách và hạn giữ lên món, cất riêng khỏi khu hàng bày bán.
- Ghi vào sổ cọc: mã món, khách, số tiền, ngày nhận, hạn giữ.
- Nhắc khách trước hạn một ngày; khi khách thanh toán phần còn lại, trừ cọc, xuất hoá đơn cho tổng giá trị đơn hàng.
- Nếu quá hạn mà khách không thanh toán, nhắn một lần thông báo áp dụng điều khoản đã thoả thuận, rồi mới mở bán lại món.
Bước cuối nên làm bằng giọng bình thường, không trách móc. Khách có thể có lý do riêng; cửa hàng chỉ cần áp dụng đúng điều đã thoả thuận. Nếu muốn giữ khách, có thể linh hoạt gia hạn một lần, nhưng nên ghi lại để lần sau không thành tiền lệ cho mọi người.
Cọc cho đơn chế tác theo yêu cầu: chia theo mốc
Đơn chế tác theo yêu cầu, như chạm một mặt dây theo mẫu khách đưa hay cắt vòng từ một phôi khách chọn, kéo dài hơn đơn bán sẵn và có nhiều chỗ để hai bên hiểu khác nhau. Thay vì một khoản cọc duy nhất ở đầu, có thể chia theo mốc: một khoản khi khách chốt phôi và mẫu, phần còn lại khi khách duyệt sản phẩm hoàn thiện qua ảnh, video hoặc xem trực tiếp. Mỗi mốc gắn với một việc cụ thể đã làm xong, khách thấy tiền mình trả đi đôi với tiến độ.
Thoả thuận cho đơn chế tác nên nói rõ những điều đặc thù của ngọc: phôi khi cắt ra có thể lộ vân bông, vết rạn mà bên ngoài không thấy; màu sau khi đánh bóng có thể khác chút ít so với lúc còn thô. Khi đó xử lý thế nào, khách có quyền từ chối không, phần cọc tính ra sao. Nói trước những khả năng này là cách tôn trọng khách, và giúp người bán không bị đặt vào thế khó khi phôi không đẹp như mong đợi.
Đơn chế tác cũng nên ghi rõ mẫu đã duyệt, bằng bản vẽ hay ảnh mẫu, kèm kích thước dự kiến. Khi sản phẩm hoàn thiện khác mẫu đã duyệt do lỗi của xưởng, khách không nên bị mất cọc. Ranh giới giữa "khác do bản chất của đá" và "khác do làm sai" cần được hai bên hiểu giống nhau từ đầu.
Khi người bán là bên không giữ được lời
Đặt cọc ràng buộc cả hai phía. Có những tình huống người bán không giao được món đã nhận cọc: món bị vỡ khi đang giữ, món bị nhân viên bán nhầm cho khách khác tại quầy, chủ món ký gửi rút lại, hoặc người bán phát hiện món có khuyết điểm chưa nói. Trong những trường hợp đó, người bán phải trả lại cọc, và theo nguyên tắc chung của Bộ luật Dân sự 2015, có thể phải trả thêm một khoản tương đương nếu hai bên không có thoả thuận khác.
Cách xử lý tử tế là báo khách ngay khi biết, nói rõ lý do, trả cọc nhanh, và đề xuất phương án khác nếu có, như một món tương tự để khách cân nhắc. Đừng tìm cách giữ cọc bằng cách thuyết phục khách đổi sang món khác. Khách có quyền nhận lại tiền và đi.
Để giảm những tình huống này, món đã nhận cọc phải được tách hẳn khỏi hàng bày bán, có thẻ ghi rõ, và mọi người trong cửa hàng đều biết. Món ký gửi thì thoả thuận với chủ món trước rằng một khi đã có khách cọc, chủ món không rút lại trong thời hạn giữ.
Cọc và chứng từ, sổ sách
Khoản cọc là tiền khách trả trước, chưa phải doanh thu hoàn tất cho đến khi giao dịch xong. Nhưng nó vẫn là một dòng tiền đi qua tài khoản của cửa hàng, cần được ghi lại rõ ràng. Khi giao dịch hoàn tất, hoá đơn ghi tổng giá trị đơn hàng, cọc được trừ vào số tiền khách thanh toán lần cuối. Khi khách mất cọc theo thoả thuận, cách ghi nhận khoản đó trong sổ sách và kê khai nên hỏi cơ quan thuế quản lý cửa hàng hoặc người làm kế toán, vì cách xử lý có thể khác nhau tuỳ hình thức kinh doanh.
Nên nhận cọc qua chuyển khoản thay vì tiền mặt khi bán online. Chuyển khoản có dấu vết rõ ràng, nội dung ghi mã món giúp đối chiếu nhanh, và là bằng chứng nếu có tranh chấp. Nếu buộc phải nhận tiền mặt, ví dụ khách đến tận nơi, hãy viết giấy biên nhận ghi đủ các mục như thoả thuận.
Giữ các tin nhắn thoả thuận, xác nhận và biên nhận cùng hồ sơ món trong một thời gian đủ dài. Một khoản cọc nhỏ có thể không đáng tranh chấp, nhưng thói quen giữ hồ sơ đầy đủ sẽ giúp ích lớn khi gặp khoản cọc lớn hoặc khi cơ quan quản lý hỏi về giao dịch.
Câu hỏi thường gặp
Bán ngọc online có nên nhận đặt cọc với mọi đơn không?
Không nhất thiết. Đặt cọc hợp lý khi phải giữ món độc bản cho khách trong một thời gian hoặc khi nhận chế tác theo yêu cầu. Với đơn thanh toán đủ ngay, cọc chỉ thêm một bước và có thể làm khách lưỡng lự.
Khách đặt cọc rồi đổi ý thì người bán có được giữ cọc không?
Theo nguyên tắc chung của Bộ luật Dân sự 2015, bên đặt cọc từ chối thực hiện thì mất cọc, trừ khi hai bên thoả thuận khác. Vì vậy điều kiện mất cọc nên được ghi rõ trong thoả thuận trước khi khách chuyển tiền.
Người bán không giao được món đã nhận cọc thì phải làm gì?
Báo khách ngay, trả lại cọc và theo nguyên tắc chung có thể phải trả thêm một khoản tương đương nếu không có thoả thuận khác. Không nên giữ cọc bằng cách ép khách đổi sang món khác.
Kết quả giám định khác mô tả thì khoản cọc xử lý thế nào?
Khách nên được nhận lại cọc, vì lỗi nằm ở thông tin người bán đưa ra chứ không phải khách đổi ý. Ghi rõ điều này trong thoả thuận giúp khách yên tâm và nhắc người bán chỉ mô tả điều chắc chắn.
Đặt cọc bao nhiêu phần trăm là hợp lý khi bán ngọc?
Luật không quy định một tỉ lệ bắt buộc, hai bên tự thoả thuận. Mức cọc nên tương xứng với rủi ro giữ hàng hoặc phần việc chế tác đã làm, và nên áp dụng thống nhất cho cùng loại đơn.
Có nên nhận cọc bằng tiền mặt khi bán online không?
Nên ưu tiên chuyển khoản vì có dấu vết rõ ràng và dễ đối chiếu. Nếu phải nhận tiền mặt, hãy viết giấy biên nhận ghi đủ món, số tiền, thời hạn giữ và điều kiện như trong thoả thuận.