Gửi vòng ngọc cho khách mua online cần làm đủ bốn việc: đóng gói nhiều lớp chống va đập, khai đúng loại hàng và giá trị với đơn vị vận chuyển, chọn dịch vụ có bảo hiểm hoặc bồi thường theo giá trị khai, và quay video đóng gói liền mạch từ lúc cầm món lên tới lúc dán kín. Thiếu một việc là một chỗ hở nếu hàng vỡ hay thất lạc dọc đường.
Ngọc jadeite dai, khó vỡ hơn nhiều loại đá khác, nhưng vòng tay là một vành tròn mỏng; một cú va mạnh vào đúng chỗ vẫn có thể làm nứt hoặc gãy. Bài này dành cho người bán gửi hàng trong nước tới khách lẻ. Chuyện gửi ngọc qua biên giới, khai báo nhập khẩu là một chủ đề khác, có nhiều quy định riêng, không thuộc phạm vi bài này.
Vì sao đóng gói ngọc cần kỹ hơn trang sức thông thường
Nhẫn, dây chuyền bằng vàng có thể bị móp, cong, nhưng hiếm khi hỏng hẳn khi vận chuyển. Vòng ngọc thì khác: vỡ là mất, không có cách sửa cho về như cũ. Một vết nứt nhỏ phát sinh trên đường vận chuyển cũng đủ khiến khách từ chối nhận, và khi đó người bán khó chứng minh vết nứt có từ trước hay mới xuất hiện.
Hàng gửi qua chuyển phát đi qua nhiều khâu: lấy hàng, phân loại, xếp lên xe, chuyển kho, giao cuối. Ở mỗi khâu, gói hàng có thể bị ném, bị đè, bị rơi. Người bán không kiểm soát được những khâu đó, chỉ kiểm soát được cái hộp. Vì vậy cái hộp phải đủ sức chịu những tình huống xấu nhất mà người bán hình dung được.
Ngọc còn là hàng giá trị cao, nhỏ gọn, dễ bị nhòm ngó. Một gói hàng lộ ra là trang sức, đồ quý có rủi ro thất lạc cao hơn. Đóng gói kín đáo, không ghi chữ gợi ý bên trong là đồ quý trên vỏ ngoài là một phần của sự an toàn.
Thêm một lý do nữa: với khách mua online, cái hộp là lần đầu tiên họ chạm vào cửa hàng của bạn. Một hộp chắc chắn, gọn gàng, mở ra thấy vòng được bọc cẩn thận, có tờ phiếu ghi đúng mã và thông số, nói với khách nhiều hơn mọi lời giới thiệu trên sóng. Ngược lại, một gói hàng sơ sài, dù vòng bên trong không sao, vẫn khiến khách nghĩ người bán làm ăn qua loa và soi món hàng kỹ hơn để tìm lỗi.
Đóng gói ba lớp cho một chiếc vòng
Cách dưới đây là một cách phổ biến, người bán có thể điều chỉnh tuỳ vật liệu có sẵn. Nguyên tắc là vòng không được chạm vào vật cứng và không được xê dịch trong hộp:
- Lớp trong: bọc vòng bằng túi vải mềm hoặc giấy mềm, đặt vào hộp trang sức có đệm, chèn kín lòng vòng để vòng không bị ép lực từ hai phía.
- Cố định: lót mút hoặc xốp quanh hộp trang sức để hộp không xê dịch khi lắc nhẹ.
- Lớp giữa: đặt hộp trang sức vào một hộp cứng lớn hơn, chèn đầy các khoảng trống bằng xốp hơi hoặc giấy vò.
- Kiểm tra: lắc nhẹ hộp, nghe không có tiếng xê dịch bên trong.
- Lớp ngoài: bọc hộp cứng bằng một lớp xốp hơi, cho vào hộp carton ngoài cùng, dán băng keo kín các mép.
- Niêm phong: dán tem niêm phong hoặc băng keo có dấu riêng của cửa hàng lên mép mở, để khách dễ nhận ra nếu hộp bị mở dọc đường.
Không nên dùng phong bì mềm, túi nilon có đệm mỏng hay hộp giấy mỏng cho vòng ngọc, dù hộp to thì phí gửi cao hơn. Khoản phí chênh lệch nhỏ hơn rất nhiều so với thiệt hại của một chiếc vòng vỡ và một khách hàng mất lòng tin.
Khai loại hàng, giá trị và chọn dịch vụ có bảo hiểm
Khai đúng loại hàng. Khai là trang sức, đồ đá quý, hàng dễ vỡ, theo cách phân loại của đơn vị vận chuyển. Khai sai loại hàng để được nhận gửi hoặc để giảm phí có thể khiến đơn vị vận chuyển từ chối bồi thường khi có sự cố.
Khai đúng giá trị. Mức bồi thường khi mất, hỏng thường dựa trên giá trị khai. Khai thấp để giảm phí bảo hiểm thì khi có chuyện, khoản bồi thường cũng thấp tương ứng. Khai đúng giá trị là bảo vệ chính người bán.
Đọc điều kiện nhận gửi và bồi thường. Nhiều đơn vị có giới hạn với hàng giá trị cao, đá quý, trang sức: có nơi không nhận, có nơi nhận nhưng giới hạn mức bồi thường, có nơi yêu cầu dịch vụ riêng. Đọc kỹ trước khi gửi, hỏi lại nếu chưa rõ.
Chọn dịch vụ có bảo hiểm hoặc bồi thường theo giá trị. Với vòng ngọc, phí bảo hiểm là chi phí đáng bỏ ra. Ghi rõ trong chính sách bán hàng ai chịu phí này, và nói trước với khách.
Giữ chứng từ gửi. Biên nhận gửi hàng, mã vận đơn, giá trị khai là những thứ cần khi khiếu nại với đơn vị vận chuyển. Lưu cùng hồ sơ đơn hàng.
Quay video đóng gói: làm sao để video có giá trị
Video đóng gói là bằng chứng người bán đã gửi đúng món, đúng tình trạng. Để video có giá trị, nó phải liền mạch, không cắt ghép, từ lúc lấy món ra khỏi chỗ cất tới lúc dán kín hộp ngoài cùng. Một video bị cắt ở giữa sẽ khiến người xem nghi ngờ đoạn bị cắt.
Trong video, nên thấy rõ: thẻ mã của món, món được xoay trước ống kính dưới ánh sáng đủ, được soi đèn pin để thấy tình trạng, có thể đo lại ni bằng thước kẹp. Sau đó là từng lớp đóng gói, cuối cùng là mã vận đơn hoặc nhãn gửi dán trên hộp. Góc quay nên cố định từ trên xuống, bao trọn mặt bàn, tay người đóng gói luôn trong khung hình.
Lưu video theo mã đơn, giữ ít nhất qua thời hạn đổi trả và thời hạn khiếu nại vận chuyển. Có cửa hàng gửi kèm video cho khách ngay khi gửi hàng; việc này tạo thiện cảm, nhưng cũng nên cân nhắc vì video lộ cách đóng gói và tem niêm phong của cửa hàng. Ít nhất, hãy cho khách biết cửa hàng có quay video đóng gói và sẵn sàng đưa ra khi cần.
Phiếu gửi kèm trong hộp nên có gì
Một tờ phiếu nhỏ đặt trong hộp giúp khách đối chiếu ngay khi mở và giảm câu hỏi sau đó:
- Mã món và mô tả ngắn: loại đá, xử lý, ni hoặc kích thước đo lại lúc đóng gói, khuyết điểm đã nêu.
- Ngày đóng gói và ngày gửi.
- Nhắc khách quay video lúc mở hộp, kiểm hàng trong khoảng thời gian theo chính sách.
- Tóm tắt chính sách đổi trả, bảo hành của cửa hàng.
- Hướng dẫn ngắn về đeo, cất và làm sạch vòng ngọc.
- Giấy giám định nếu có, đặt trong túi riêng, không để chung với vòng.
Phiếu gửi kèm không cần in đẹp, nhưng cần đúng và khớp với tin nhắn xác nhận đơn. Khi khách thấy mọi con số trùng nhau ở mọi chỗ, từ phiên phát đến tin nhắn đến tờ phiếu, niềm tin vào cửa hàng tăng lên rất nhiều.
Nếu vòng có phần bọc vàng hay bạc, phiếu nên ghi riêng chất liệu và tuổi của phần kim loại. Nếu đơn có quà kèm như túi vải, hộp gỗ, hãy liệt kê luôn để khách kiểm đủ. Phiếu nên viết tay hoặc in rõ, tránh viết tắt mà khách mới không hiểu.
Khi hàng vỡ hoặc thất lạc dọc đường
Dù đóng gói kỹ, sự cố vẫn có thể xảy ra. Khi khách báo hộp đến tay bị móp, bị rách hoặc vòng bên trong bị nứt, việc đầu tiên là xin khách giữ nguyên hiện trạng: không vứt hộp, không vứt vật liệu đóng gói, chụp ảnh và gửi video mở hộp nếu có. Những thứ này cần cho việc khiếu nại với đơn vị vận chuyển.
Tiếp theo, người bán mở hồ sơ đơn: video đóng gói, ảnh hồ sơ món, biên nhận gửi, giá trị khai. Đối chiếu với hình ảnh khách gửi để xác định tình trạng thay đổi ở đâu. Nếu rõ ràng hư hỏng phát sinh trong vận chuyển, người bán làm việc với đơn vị vận chuyển theo quy trình khiếu nại của họ, trong thời hạn họ quy định.
Ai chịu rủi ro dọc đường nên được nói rõ trong chính sách bán hàng của cửa hàng từ trước. Nhiều người bán ngọc chọn tự đứng ra xử lý với đơn vị vận chuyển, đồng thời đổi món khác hoặc hoàn tiền cho khách theo chính sách, thay vì bảo khách tự đi khiếu nại. Cách này tốn công hơn, nhưng khách sẽ nhớ cửa hàng đã đứng về phía họ lúc có chuyện. Với thất lạc hoàn toàn, quy trình tương tự: báo khách ngay, làm việc với đơn vị vận chuyển, xử lý cho khách theo chính sách đã công bố.
Theo dõi đơn hàng đến khi khách nhận
Sau khi gửi, nhắn khách mã vận đơn, ngày dự kiến giao, và nhắc lại những việc khách cần làm khi nhận hàng. Theo dõi trạng thái đơn hàng; nếu đơn bị chậm bất thường hoặc báo giao không thành công, chủ động liên hệ đơn vị vận chuyển và báo khách, đừng chờ khách hỏi.
Nếu khách không có nhà khi giao, hướng dẫn khách hẹn lại thay vì để người giao hàng gửi nhờ hàng xóm hay để trước cửa. Với hàng giá trị như ngọc, nên chọn dịch vụ yêu cầu người nhận trực tiếp ký nhận, nếu đơn vị vận chuyển có.
Khi khách báo đã nhận, cảm ơn và nhắc nhẹ về việc kiểm hàng. Đây cũng là lúc tốt để hỏi khách có vừa tay không, có cần hướng dẫn gì thêm không. Một tin nhắn sau giao hàng như vậy thường mang lại nhiều khách quen hơn bất cứ chương trình giảm giá nào.
Ghi ngày khách nhận hàng vào hồ sơ đơn. Thời hạn đổi trả trong chính sách thường tính từ ngày này, nên cần một mốc rõ ràng mà cả hai bên cùng biết, thay vì mỗi bên nhớ một ngày.
Câu hỏi thường gặp
Gửi vòng ngọc qua chuyển phát có an toàn không?
Có thể an toàn nếu đóng gói đủ lớp chống va đập, khai đúng loại hàng và giá trị, chọn dịch vụ có bảo hiểm hoặc bồi thường theo giá trị khai, và quay video đóng gói làm bằng chứng.
Có nên khai giá trị thấp để giảm phí gửi vòng ngọc không?
Không nên. Mức bồi thường khi mất hoặc hỏng thường dựa trên giá trị khai, khai thấp thì khoản bồi thường cũng thấp. Khai sai loại hàng hoặc giá trị còn có thể khiến đơn vị vận chuyển từ chối bồi thường.
Video đóng gói ngọc cần quay những gì?
Quay liền mạch từ lúc lấy món ra tới lúc dán kín hộp: thẻ mã món, xoay món dưới ánh sáng, soi đèn pin, đo lại ni, từng lớp đóng gói và cuối cùng là mã vận đơn trên hộp. Không cắt ghép giữa chừng.
Đóng gói vòng ngọc nên dùng những vật liệu gì?
Túi vải hoặc giấy mềm bọc vòng, hộp trang sức có đệm, mút hoặc xốp cố định, hộp cứng lớn hơn, xốp hơi chèn khoảng trống và carton ngoài cùng. Không dùng phong bì mềm hay hộp giấy mỏng.
Có nên ghi chữ trang sức, đồ quý trên vỏ hộp không?
Không nên ghi trên vỏ ngoài vì làm tăng rủi ro thất lạc. Vẫn phải khai đúng loại hàng với đơn vị vận chuyển trên giấy tờ gửi hàng, chỉ là vỏ hộp bên ngoài không gợi ý bên trong là đồ quý.
Phiếu gửi kèm trong hộp ngọc nên ghi gì?
Mã món, loại đá, xử lý, ni đo lại lúc đóng gói, khuyết điểm đã nêu, ngày gửi, lời nhắc quay video khi mở hộp, tóm tắt chính sách đổi trả và hướng dẫn ngắn về đeo, cất vòng.