Chi phí giám định là một phần của giá vốn món ngọc, giống như tiền nhập hàng, vận chuyển hay chế tác: với món có giấy riêng thì cộng thẳng vào món đó; với lô kiểm mẫu thì chia cho các món trong lô; còn chi phí cho những món không đạt thì tuỳ thoả thuận với nhà cung cấp, hoặc phân bổ vào hàng còn lại.
Bài chỉ bàn nguyên lý phân bổ và cách ghi chép. Không có con số giá thật hay tỷ lệ lời lãi nào, vì mỗi nơi giám định, mỗi loại hàng, mỗi tiệm một khác; các ví dụ dùng đơn vị giả định để minh hoạ cách tính. Phần cuối bàn chuyện nói với khách về giấy đi kèm sao cho trung thực.
Vì sao phải đưa chi phí giám định vào giá vốn
Nhiều người bán mới coi tiền giám định là chi phí lặt vặt, trả xong là quên, không ghi vào món nào. Cách làm đó có hai hậu quả. Thứ nhất, người bán không biết giá vốn thật của từng món, nên khi định giá dễ tính thiếu. Thứ hai, người bán có xu hướng hạn chế giám định để "đỡ tốn", trong khi chính giám định là thứ bảo vệ tiệm.
Đưa chi phí giám định vào giá vốn giúp người bán nhìn đúng bản chất: món đã có giấy là món có thêm một giá trị, đó là sự chắc chắn về loại đá và xử lý. Giá trị đó có chi phí, và chi phí đó nằm trong món hàng, giống tiền mài, tiền gắn ổ.
Ghi chép đúng còn giúp người bán so sánh các nguồn hàng. Một nhà cung cấp có giá nhập thấp hơn nhưng lô nào cũng phải kiểm nhiều mẫu, hay có món không đạt phải trả, có thể thực chất không rẻ hơn một nguồn giá cao hơn nhưng ổn định.
Ba trường hợp phân bổ cơ bản
Bảng dưới tóm cách phân bổ cho ba nhóm hàng thường gặp. Các ký hiệu dùng chữ thay cho con số để người bán tự thay bằng số liệu của mình.
| Trường hợp | Cách phân bổ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Món có giấy riêng | Giá vốn món = giá nhập + vận chuyển phân bổ + chi phí giấy của món đó | Đơn giản nhất, nên ghi ngay khi nhận giấy |
| Lô kiểm mẫu, mọi mẫu đạt | Mỗi món nhận thêm: tổng chi phí giám định mẫu chia cho số món trong lô | Kể cả món mẫu, vì chúng vẫn được bán |
| Lô có mẫu không đạt | Tuỳ thoả thuận: nhà cung cấp chịu, hoặc người bán chịu và phân bổ vào hàng giữ lại | Phải có thoả thuận viết trước khi nhập |
| Món kiểm lại do khiếu nại | Ghi riêng; nếu lỗi ở người bán thì người bán chịu, không cộng vào giá món khác | Theo dõi để biết chi phí do sai sót |
Trường hợp cuối thường bị gộp vào chi phí chung. Tách riêng giúp người bán thấy được cái giá của những lần mô tả sai hay giao nhầm giấy, và có lý do để sửa quy trình.
Ví dụ giả định: phân bổ cho một lô mặt dây nhỏ
Ví dụ giả định: người bán nhập một lô gồm N mặt dây nhỏ cùng mẫu từ một xưởng. Theo thoả thuận, người bán chọn k mẫu gửi kiểm, mỗi mẫu tốn chi phí giám định là G đơn vị, cộng một khoản V đơn vị cho đóng gói và vận chuyển đợt gửi.
Tổng chi phí kiểm mẫu của lô là k nhân G, cộng V. Nếu mọi mẫu đạt và người bán giữ cả lô, mỗi món trong lô nhận thêm vào giá vốn một khoản bằng tổng đó chia cho N. Món mẫu cũng nhận cùng khoản như các món khác, vì nó vẫn nằm trong hàng bán.
Giả sử có một mẫu không đạt. Theo thoả thuận mẫu đã viết, xưởng nhận lại cả lô và chịu chi phí giám định. Khi đó người bán không phân bổ gì, chỉ ghi vào sổ để theo dõi độ ổn định của nguồn hàng. Nếu thoả thuận là người bán chỉ được trả món hỏng, thì cả lô chuyển sang kiểm từng món; chi phí phát sinh thêm được cộng vào từng món giữ lại.
Điều đáng chú ý trong ví dụ là con số chia cho N phụ thuộc rất nhiều vào số món trong lô. Lô càng nhỏ, phần chi phí kiểm mẫu trên mỗi món càng lớn. Đó là lý do kiểm mẫu ít hợp lý với lô quá nhỏ, và người bán nên tính trước khi chọn cách kiểm.
Những chi phí đi kèm dễ bị quên
Đóng gói và vận chuyển hai chiều. Hộp, túi đệm, dịch vụ vận chuyển có bảo hiểm khi gửi đi và nhận về. Với tiệm ở xa nơi giám định, khoản này có khi đáng kể so với tiền giấy.
Thời gian của người làm. Lập hồ sơ, đóng gói, đối chiếu, lưu giấy. Tiệm nhỏ thường không tính tiền công này, nhưng nên biết nó tồn tại khi so sánh việc kiểm từng món với kiểm mẫu.
Hàng nằm chờ không bán được. Món đang gửi kiểm không bày bán được. Với hàng theo mùa như dịp Tết, cưới hỏi, thời gian chờ có thể làm lỡ dịp bán.
Kiểm lại khi có thay đổi. Món đã gắn ổ, đã sửa, đã qua tay người khác có thể cần kiểm lại. Chi phí lần hai nên ghi vào đúng món đó.
Dụng cụ kiểm nhanh tại quầy. Kính lúp, đèn pin, đèn cực tím, cân điện tử. Đây là chi phí chung của tiệm, không phân bổ vào từng món, nhưng nên ghi để biết tổng chi cho việc kiểm hàng.
Đặt ngưỡng giấy riêng: nhìn chi phí giám định trong tương quan với món hàng
Không có quy tắc chung rằng món giá bao nhiêu thì phải có giấy riêng. Mỗi tiệm tự đặt ngưỡng, và chi phí giám định là một trong những căn cứ. Cách nghĩ hữu ích là so chi phí một tờ giấy với thiệt hại có thể xảy ra nếu món đó bị mô tả sai: tiền hoàn lại cho khách, công nhận lại hàng, và phần uy tín khó đo đếm.
Với món giá trị cao, thiệt hại khi sai lớn hơn nhiều lần chi phí giấy, nên giấy riêng gần như luôn hợp lý. Với món giá trị thấp nhưng thuộc nhóm màu dễ bị nhuộm, thiệt hại tiền bạc có thể nhỏ nhưng khả năng bị khách hỏi, bị đánh giá xấu lại cao, nên giấy riêng vẫn đáng cân nhắc.
Ngưỡng cũng nên xét theo kênh bán. Hàng bán online, khách không cầm xem trước, thường cần giấy nhiều hơn hàng bán tại quầy nơi khách tự soi, tự hỏi. Người bán có thể đặt hai ngưỡng khác nhau cho hai kênh, miễn là mô tả ở mỗi kênh đều đúng.
Ghi ngưỡng ra giấy, dán ở chỗ nhân viên nhập hàng thấy được, và xem lại khi tình hình thay đổi. Ngưỡng không ghi ra thì mỗi người hiểu một kiểu.
Những sai lầm hay gặp khi tính chi phí giám định
Vài lỗi thường thấy ở các tiệm mới bắt đầu ghi giá vốn đầy đủ:
- Chỉ cộng chi phí giám định cho món mẫu, không chia cho cả lô. Kết quả là món mẫu có giá vốn cao bất thường, còn các món khác bị tính thiếu.
- Gộp chi phí giám định vào chi phí chung của tiệm. Cách này đơn giản nhưng khiến người bán không biết món nào, nguồn nào đang tốn chi phí kiểm nhiều.
- Quên chi phí của những món không đạt mà người bán phải giữ lại. Khoản này có thật, cần nằm ở đâu đó trong sổ.
- Tính chi phí kiểm lại do lỗi giao nhầm giấy vào giá món hàng. Đây là chi phí của sai sót quy trình, nên ghi riêng để biết mà sửa.
- Không ghi chi phí vận chuyển hai chiều vì nghĩ nó nhỏ. Với tiệm ở xa nơi giám định, khoản này cộng dồn theo năm có khi không nhỏ.
Sửa những lỗi này không đòi hỏi kỹ năng kế toán. Chỉ cần mỗi khoản chi được gắn với một đợt gửi, mỗi đợt gửi gắn với danh sách mã món, là có thể phân bổ đúng.
Nói với khách về giấy giám định đi kèm
Cách người bán nói về chi phí giám định với khách cũng là chuyện trung thực. Một số nguyên tắc:
- Nếu giá bán đã bao gồm giấy giám định, người bán nói "món này có giấy giám định đi kèm". Không cần và không nên nói "tặng giấy miễn phí", vì chi phí đó thực tế đã nằm trong giá.
- Nếu tiệm có hai mức giá cho cùng loại hàng, có giấy và chưa có giấy, cần ghi rõ để khách chọn, và mô tả món chưa có giấy đúng với tình trạng chưa giám định.
- Nếu khách muốn tự gửi kiểm ở nơi khác, người bán có thể hỗ trợ bằng cách cho phép kiểm trong thời hạn đổi trả. Thoả thuận rõ ai chịu chi phí trong trường hợp kết quả khác mô tả.
- Không dùng giấy giám định như một chiêu tăng giá: một chiếc vòng có giấy không tự nhiên đẹp hơn hay quý hơn; giấy chỉ xác nhận nó là gì.
Khách ngày càng hiểu về giám định. Người bán nói thật về chi phí và giá trị của tờ giấy thường được khách tin hơn người bán dùng giấy làm quà tặng kèm.
Thiết lập sổ chi phí giám định
Để việc phân bổ không thành gánh nặng, người bán có thể lập một sổ riêng hoặc một trang trong bảng tính theo các bước:
- Mỗi đợt gửi một dòng: ngày, nơi giám định, số món, tổng chi phí giấy, chi phí đóng gói vận chuyển.
- Ghi rõ đợt đó là giấy riêng từng món hay kiểm mẫu lô nào.
- Khi nhận kết quả, ghi số món đạt, không đạt, và cách xử lý món không đạt.
- Phân bổ chi phí sang giá vốn từng món trong sổ hàng theo các trường hợp ở bảng trên.
- Cuối mỗi quý cộng tổng chi phí giám định, chia theo nhà cung cấp, để thấy nguồn nào tốn nhiều chi phí kiểm hàng nhất.
Sổ này cũng giúp người bán làm việc với kế toán hay cơ quan thuế khi cần chứng minh chi phí hợp lý. Việc chi phí nào được tính vào chi phí kinh doanh theo quy định thuế nên hỏi cơ quan thuế hoặc người làm kế toán, vì quy định có thể thay đổi.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí giám định có được tính vào chi phí khi kê khai thuế không?
Điều này phụ thuộc hình thức kinh doanh và cách tính thuế hiện hành của hộ hay doanh nghiệp. Người bán nên giữ hoá đơn, chứng từ của nơi giám định và hỏi cơ quan thuế hoặc người làm kế toán. Bài này chỉ bàn chuyện tính giá vốn trong quản lý của tiệm.
Có nên đẩy toàn bộ chi phí giám định sang khách bằng phí riêng?
Có tiệm làm như vậy, ghi rõ giá món và phí giấy tách riêng. Cách này minh bạch nếu được nói trước. Điều quan trọng là khách biết mình trả cho cái gì, và món chưa có giấy được mô tả đúng là chưa giám định, không phải là hàng kém hơn chỉ vì khách không mua giấy.
Món không đạt mà nhà cung cấp không nhận lại thì tính sao?
Người bán giữ món đó, ghi lại đúng tên theo kết quả giám định, và bán với mô tả, giá phù hợp với loại hàng thật của nó. Chi phí giám định của món đó vẫn thuộc giá vốn của nó. Đây cũng là thông tin để cân nhắc có tiếp tục nhập từ nguồn đó hay không.
Lô hàng rất nhỏ thì nên kiểm mẫu hay kiểm từng món?
Với lô rất nhỏ, chi phí kiểm mẫu chia trên mỗi món có thể gần bằng kiểm từng món, trong khi độ chắc chắn kém hơn. Người bán nên tính thử trước; nhiều khi kiểm từng món là lựa chọn hợp lý hơn cho lô nhỏ.
Có cách nào giảm chi phí giám định mà không giảm độ tin cậy không?
Có vài cách: kiểm nhanh kỹ tại quầy để chọn mẫu đúng hơn, gom đợt gửi để giảm chi phí vận chuyển, thoả thuận với nhà cung cấp về chia chi phí khi có mẫu không đạt, và chọn nguồn hàng ổn định. Không nên giảm bằng cách bỏ giám định ở nhóm hàng rủi ro cao.
Ghi giá vốn chi tiết có mất nhiều thời gian không?
Ban đầu có, nhưng khi đã có mẫu sổ và thói quen, mỗi đợt chỉ thêm vài dòng. Lợi ích lớn nhất là người bán biết rõ món nào thực sự tốn bao nhiêu để có mặt trên quầy, và nguồn hàng nào kéo theo nhiều chi phí ẩn.