Khi mang ngọc tới cho khách xem tận nơi, người bán giữ an toàn cho hàng và cho chính mình bằng năm việc: xác nhận khách và nhu cầu trước khi đi, chọn chỗ gặp có ánh sáng tốt và có người qua lại, chỉ mang theo vài món đúng nhu cầu kèm phiếu xuất, cho xem từng món trên khay của mình, và chỉ giao món khi tiền đã thật sự vào tài khoản hay đã đếm đủ. Ra khỏi tiệm, người bán mất đi tủ khoá, camera và đồng nghiệp đứng cạnh; quy trình mang theo là thứ thay cho những điều đó.
Bán ngọc qua mạng, rất nhiều khách muốn xem tận tay trước khi trả tiền, nhất là với món có giá trị. Có khách lớn tuổi không tiện tới tiệm, có khách ở văn phòng chỉ rảnh giờ trưa. Mang hàng tới là cách phục vụ tốt, miễn là người bán làm có trật tự. Bài này không nhằm khiến người bán nghi ngờ mọi khách, mà để những buổi gặp như vậy diễn ra rõ ràng cho cả hai bên.
Khi nào nên mang hàng tới khách, khi nào nên mời khách tới tiệm
Mang hàng tới khách hợp nhất khi khách đã trao đổi khá kỹ qua tin nhắn hay gọi video, đã biết rõ món mình quan tâm, và có lý do thật để không tới tiệm được: tuổi cao, đi lại khó, ở xa, hay muốn người nhà cùng xem ở nhà. Khi đó người bán chỉ cần mang vài món đã được chọn trước, buổi gặp ngắn và tập trung.
Ngược lại, với khách chưa từng trao đổi gì nhiều, muốn "xem hết hàng" mà chưa rõ thích gì, hoặc hẹn gặp ở nơi vắng vẻ vào giờ muộn, mời khách tới tiệm là lựa chọn hợp lý hơn. Ở tiệm, khách có nhiều món để so, có ánh sáng tốt để xem, và người bán có đầy đủ điều kiện giữ hàng. Người bán chỉ cần nói một cách lịch sự rằng để khách xem được nhiều lựa chọn và thử vòng cho an toàn, tiệm mời khách ghé.
Người bán không có cửa hàng, chỉ bán online, thì mang hàng đi là việc thường xuyên. Với họ, nên chuẩn bị sẵn một bộ đồ nghề gọn và một quy tắc riêng: mang tối đa bao nhiêu món, gặp ở những loại chỗ nào, giờ nào thì không đi. Quy tắc viết ra từ trước giúp người bán không phải cân nhắc lại mỗi lần, nhất là khi khách nói ngọt hay hối thúc.
Xác nhận cuộc hẹn trước khi đi
Những việc dưới đây vừa giúp buổi gặp hiệu quả, vừa giúp người bán biết mình đang gặp ai:
- Trao đổi trước về nhu cầu cụ thể: kiểu món, màu, ni tay nếu là vòng, khoảng ngân sách. Gọi video ngắn để khách xem trước các món sẽ mang tới.
- Hỏi tên, số liên lạc và địa chỉ gặp cụ thể. Một khách thật thường không ngại cung cấp những thông tin này cho người bán mang hàng giá trị tới.
- Thống nhất trước cách thanh toán nếu khách ưng: chuyển khoản hay tiền mặt, và rằng món chỉ được giao khi thanh toán xong.
- Với món giá trị cao, có thể đề nghị một khoản cọc giữ lịch, ghi rõ khoản cọc được trừ vào tiền hàng hay hoàn lại khi khách không ưng món nào.
- Báo cho một người ở tiệm hay người nhà biết: đi đâu, gặp ai, mấy giờ, dự kiến mấy giờ xong. Nhắn tin xác nhận khi tới nơi và khi rời đi.
- Nếu khách đổi địa điểm vào phút cuối sang một nơi vắng hay khác hẳn đã hẹn, người bán có quyền từ chối và hẹn lại.
Không có bước nào ở trên là xúc phạm khách. Người mua đứng đắn thường đánh giá cao người bán làm việc rõ ràng, vì chính họ cũng muốn biết món mình mua đến từ một người làm ăn cẩn thận.
Chọn chỗ gặp: ưu điểm và điều cần để ý
Mỗi loại chỗ gặp có điểm mạnh riêng. Bảng dưới giúp người bán chọn theo hoàn cảnh:
| Chỗ gặp | Ưu điểm | Cần để ý |
|---|---|---|
| Nhà khách | Khách thoải mái, người nhà cùng xem, ánh sáng tự nhiên | Người bán ở môi trường lạ; nên có người biết lịch hẹn, ngồi gần cửa sổ để xem màu |
| Văn phòng của khách | Khách tiện giờ nghỉ, có người qua lại | Không gian chung, nhiều người tò mò ghé xem; giữ đúng số món trên khay |
| Quán cà phê có không gian yên | Công cộng, có người xung quanh, dễ hẹn | Bàn nhỏ, ánh đèn có thể ngả màu; chọn bàn gần cửa sổ, tránh bàn sát lối đi |
| Sảnh khách sạn | Sáng sủa, có bảo vệ, yên tĩnh | Không lên phòng riêng của người lạ; ngồi ở khu vực chung |
| Nơi vắng, xe ô tô của người lạ, giờ quá muộn | Không có ưu điểm đáng kể | Không nên nhận gặp ở những chỗ này |
Dù gặp ở đâu, người bán nên chọn chỗ ngồi để món ngọc không phải giơ ra quá xa người, và có mặt bàn phẳng để đặt khay lót. Tới sớm vài phút để chọn bàn và xem ánh sáng là một thói quen nhỏ mà hữu ích.
Chuẩn bị hàng và đồ nghề mang theo
Mang ít món, đúng nhu cầu. Ba đến năm món đã chọn qua trao đổi trước là đủ. Mang nhiều hơn không giúp bán được nhiều hơn mà chỉ khiến việc giữ hàng khó hơn. Khách muốn xem thêm thì hẹn buổi khác hoặc mời tới tiệm.
Phiếu xuất và hồ sơ món. Ghi phiếu xuất cho những món mang đi, kèm ảnh nhận dạng và số cân của từng món trong điện thoại. Bản chụp giấy giám định của từng món để khách xem.
Hộp có ô và khay lót. Mỗi món một ô có mã. Một khay lót tối màu nhỏ để trải ra bàn khi cho xem, để món không nằm trên mặt bàn trơn.
Đồ nghề gọn. Cân bỏ túi chính xác tới phần trăm gam, đèn pin trung tính để soi, thước đo ni, khăn thử vòng, túi nilon mỏng. Có đủ những thứ này, buổi xem ở ngoài gần với buổi xem ở tiệm.
Hàng không mang theo để ở đâu. Người bán online thường giữ hàng ở nhà. Những món không mang đi phải được cất vào chỗ khoá trước khi rời nhà, không để sẵn trên bàn hay trong túi xách thứ hai. Phiếu xuất ghi cả số món còn ở nhà để khi về đối chiếu một lượt cho trọn.
Giấy tờ bán hàng. Mẫu hoá đơn hay phiếu bán theo cách tiệm vẫn làm, phiếu bảo hành, hướng dẫn chăm sóc, để nếu khách mua thì giao đủ ngay tại chỗ.
Trong buổi xem hàng
Quy trình gần giống ở quầy, chỉ gọn hơn:
- Trải khay lót, đặt các món ra và đếm thành tiếng cùng khách.
- Trao từng món một, nhận lại món đó rồi mới trao món tiếp theo. Món nào khách đặt xuống thì đặt lại đúng ô.
- Khách muốn thử vòng thì làm như ở tiệm: ngồi, khăn lót dưới tay, đo ni trước, người bán trực tiếp hỗ trợ.
- Khi khách cầm món ra chỗ sáng hay đưa cho người nhà xem, người bán đi cùng, không để món rời tầm mắt.
- Mỗi lần nhận lại món, nhìn điểm nhận dạng quen thuộc; với món giá trị cao, đặt lên cân bỏ túi.
- Kết thúc buổi xem, đếm lại các món trong hộp theo phiếu xuất trước khi đứng dậy.
Nếu khách hay người đi cùng tỏ ra không vui với quy trình này, người bán có thể giải thích ngắn gọn rằng tiệm làm vậy với mọi khách, để món khách chọn đúng là món khách nhận.
Thanh toán và giao món
Nguyên tắc đơn giản nhất là chỉ giao món khi đã nhận đủ tiền. Với chuyển khoản, "đã nhận" nghĩa là tiền đã vào tài khoản của người bán, kiểm trên ứng dụng ngân hàng của chính người bán, chứ không phải khách đưa ra một ảnh chụp màn hình báo đã chuyển. Ảnh chụp màn hình có thể là chuyển chưa thành công, chuyển nhầm hay ảnh không thật. Chờ thêm một hai phút để tiền vào là việc bình thường, khách đứng đắn sẽ hiểu.
Với tiền mặt, đếm trước mặt khách, ở chỗ kín đáo, không đếm giữa lối đi hay bàn sát người lạ. Số tiền lớn thì cân nhắc đề nghị khách chuyển khoản, vừa an toàn cho người bán khi đi về, vừa có dấu vết giao dịch rõ ràng cho cả hai bên.
Khi đã thanh toán, giao món cùng đầy đủ những gì đi kèm: giấy giám định gốc, hộp, hoá đơn hay phiếu bán ghi đúng tên món và mã, phiếu bảo hành. Ghi vào phiếu xuất là món đó đã bán. Trước khi rời đi, đếm lại các món còn lại trong hộp một lần nữa. Về tới tiệm hay nhà, đối chiếu phiếu xuất, cất hàng và đóng phiếu.
Khi khách xin giữ lại món để hỏi ý gia đình
Có những khách muốn giữ món một hai ngày để người nhà xem, hay để mang đi kiểm ở nơi khác. Yêu cầu này không hiếm và không nhất thiết là dấu hiệu xấu, nhưng nó đưa món ngọc ra khỏi tầm kiểm soát của người bán hoàn toàn. Người bán có quyền từ chối một cách lịch sự, đề nghị thay bằng gọi video cho người nhà xem cùng, hoặc hẹn một buổi khác có mặt người nhà.
Nếu đồng ý cho giữ, nên có một phiếu giữ hàng ghi rõ món nào, mã, số cân, ảnh, giá đã thống nhất, thời hạn trả lời, và một khoản đặt cọc tương xứng với giá trị món, kèm điều kiện hoàn cọc khi khách trả lại món nguyên trạng. Hai bên ký, mỗi bên giữ một bản. Khi khách trả lại, đối chiếu món với hồ sơ như mọi lần nhận lại món từ tay khách, trước khi hoàn cọc.
Với món giá trị cao hay khách mới quen, lựa chọn an toàn hơn là mời khách và người nhà tới tiệm, hoặc người bán mang món tới lần nữa vào lúc cả nhà có mặt. Mất thêm một buổi hẹn vẫn rẻ hơn rất nhiều so với một món ngọc không quay về.
Câu hỏi thường gặp
Có nên mang ngọc tới nhà khách lạ mới nhắn tin lần đầu không?
Nên trao đổi kỹ trước, gọi video cho khách xem hàng, xác nhận thông tin liên lạc và địa chỉ. Nếu khách chưa rõ nhu cầu hay hẹn ở nơi vắng, mời khách tới tiệm là lựa chọn hợp lý hơn.
Khách đưa ảnh chụp màn hình chuyển khoản thì có giao món được không?
Không nên chỉ dựa vào ảnh chụp màn hình. Hãy kiểm trên ứng dụng ngân hàng của chính người bán để thấy tiền đã vào tài khoản rồi mới giao món. Chờ thêm vài phút là việc bình thường.
Mang bao nhiêu món ngọc khi đi gặp khách là vừa?
Ba đến năm món đã chọn qua trao đổi trước thường là đủ. Mang nhiều hơn khiến việc giữ hàng khó hơn mà không giúp bán được nhiều hơn. Khách muốn xem thêm thì hẹn buổi khác hoặc mời tới tiệm.
Khách muốn giữ vòng qua đêm cho người nhà xem thì làm sao?
Người bán có thể từ chối lịch sự và đề nghị gọi video cho người nhà xem cùng. Nếu đồng ý, nên có phiếu giữ hàng ghi rõ món, số cân, ảnh, thời hạn và khoản đặt cọc tương xứng, đối chiếu kỹ khi nhận lại.
Có cần mang cân khi đi gặp khách không?
Nên mang một chiếc cân bỏ túi chính xác tới phần trăm gam. Cân giúp người bán đối chiếu nhanh món nhận lại với hồ sơ, và khách cũng thường muốn biết khối lượng món mình định mua.
Đi gặp khách một mình có ổn không?
Với món giá trị thấp và chỗ gặp công cộng, nhiều người bán vẫn đi một mình. Dù vậy, luôn báo cho người khác biết lịch hẹn và nhắn tin khi tới, khi rời đi. Với món giá trị cao, nên đi cùng một người.