Khi mang ngọc ra khỏi tiệm, dù đi hội chợ, triển lãm hay chuyển sang cửa hàng thứ hai, cách giữ hàng an toàn là lập phiếu xuất ghi từng món, đóng gói mỗi món một ô có mã, giao cho người cầm hàng cố định, đi thẳng không dừng giữa đường với hàng trên xe, và đếm lại theo phiếu ở mỗi điểm dừng: lúc đi, lúc tới, lúc đóng gian, lúc về. Ở tiệm, ngọc có tủ, có két, có camera và thói quen quen thuộc; ra ngoài, tất cả những thứ đó phải được mang theo dưới dạng quy trình.
Bài này dành cho tiệm ngọc nhỏ lần đầu đi hội chợ, hay chủ tiệm mở thêm điểm bán thứ hai và bắt đầu phải chuyển hàng qua lại. Bài không nói về việc gửi hàng cho khách mua online, vì đó là chuyện của khâu bán hàng trực tuyến; ở đây là hàng vẫn của tiệm, chỉ đang ở chỗ khác.
Vì sao hàng đang di chuyển là hàng dễ mất nhất
Ở tiệm, mỗi món ngọc có chỗ của nó, và người bán biết ngay khi một ô bị trống. Khi đóng hàng đi, các món được dồn vào hộp, vào va li, qua tay nhiều người hơn, đi qua những chỗ mà người bán không quen. Nhịp đếm thường ngày bị đứt: không có đếm cuối ngày ở tiệm vì hàng không ở tiệm, mà ở hội chợ thì cũng chưa ai đếm.
Gian hàng hội chợ còn khó giữ hơn quầy tiệm. Bàn thường mở về nhiều phía, khách đông và đi theo dòng, ánh sáng hội trường khác ánh sáng tiệm, và người đứng gian hay phải vừa bán, vừa trả lời, vừa trông hàng. Đó là môi trường dễ để một món ngọc biến mất mà không ai thấy lúc nào.
Chuyển hàng giữa hai cửa hàng cùng chủ thì có rủi ro khác: vì là "nhà mình" nên người ta dễ bỏ giấy tờ. Hôm nay nhân viên mang ba chiếc vòng sang cửa hàng kia, tuần sau mang về hai chiếc, chiếc thứ ba đã bán ở bên đó nhưng không ai ghi lại. Khi kiểm kê, cả hai cửa hàng đều thấy lệch mà không bên nào biết vì sao.
Phiếu xuất cho hàng mang ra khỏi tiệm
Một tờ phiếu xuất đầy đủ là xương sống của mọi lần mang hàng đi. Các dòng nên có:
| Dòng trên phiếu | Nội dung | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Mục đích và nơi đến | Hội chợ ở đâu, cửa hàng nào, từ ngày nào tới ngày nào | Biết hàng đang ở đâu khi kiểm kê |
| Người cầm hàng | Tên người chịu trách nhiệm suốt chuyến | Một người chịu trách nhiệm, không phải cả nhóm |
| Danh sách món | Mã từng món, mô tả ngắn, số cân | Đếm và đối chiếu ở mỗi điểm dừng |
| Món ký gửi đi kèm | Mã ký gửi, xác nhận của chủ món nếu có | Hàng của người khác cần được tách và ghi rõ |
| Các mốc kiểm | Ô ghi số món và chữ ký ở lúc đi, lúc tới, mỗi cuối ngày, lúc về | Biết lệch xảy ra ở chặng nào |
| Phần bán được | Mã món đã bán, hoá đơn tương ứng | Khớp số món mang về với số mang đi |
Phiếu nên có bản chụp gửi về cho chủ tiệm ngay lúc xuất hàng, để người ở nhà cũng biết chính xác những gì đang ở ngoài. Trong sổ kho ở tiệm, các món trên phiếu chuyển sang trạng thái "đang ở hội chợ" hay "đang ở cửa hàng hai", để lần kiểm kê nào trong thời gian đó cũng không coi chúng là thiếu.
Một mẹo nhỏ là chỉ mang đi số món mà người đứng gian có thể nhớ và đếm trong vài phút. Mang cả kho đi hội chợ cho gian hàng trông đầy đặn thường làm việc giữ hàng khó hơn nhiều so với lợi ích bày thêm vài chục món.
Đóng gói ngọc để di chuyển
Đóng gói tốt vừa chống va đập vừa giúp đếm nhanh. Những điều cơ bản:
- Hộp có ô riêng cho từng món, lót mềm, nắp đóng chặt. Không thả nhiều món vào chung một túi.
- Mỗi ô có mã món, để mở hộp ra là thấy ngay ô nào trống.
- Hộp đựng ngọc đặt trong va li hay túi có khoá, không để lẫn với đồ dùng cá nhân, quầy kệ, đèn.
- Chèn kín khoảng trống trong va li để hộp không xê dịch khi xe đi qua đường xấu.
- Chụp ảnh từng hộp đã đầy trước khi đóng nắp, ảnh này là mốc đếm lúc đi.
- Món giá trị cao để trong một hộp nhỏ riêng, người cầm hàng giữ trên người hay trong tầm tay suốt chuyến đi.
Đồ trưng bày như đế vòng, khay, đèn nên đóng riêng. Khi tới nơi, dựng gian xong rồi mới mở hộp ngọc, để hàng không nằm trên bàn trong lúc mọi người đang khuân vác.
Trên đường đi
Đi thẳng, hạn chế dừng giữa đường khi có hàng trên xe. Nếu phải dừng, luôn có người ở lại với hàng. Không để va li ngọc trong xe không người trông, kể cả vài phút.
Ít người biết lịch trình. Ngày giờ chuyển hàng, số lượng, giá trị hàng không cần chia sẻ rộng, nhất là không đăng lên mạng xã hội trước khi đi. Thông báo về gian hàng hội chợ có thể đăng sau khi đã dựng xong.
Đi hai người với chuyến hàng giá trị cao. Một người lái hay điều khiển xe, một người giữ hàng. Khi khuân hàng vào hội trường, một người đứng với hàng trong lúc người kia làm thủ tục với ban tổ chức.
Không nhờ người lạ trông hay chở hộ hàng. Dịch vụ chở hàng thông thường, người quen của người quen, xe ghép: những lựa chọn này tiện nhưng làm hàng ngọc rời khỏi tầm tay người chịu trách nhiệm. Với hàng giá trị cao, người cầm hàng đi cùng hàng từ đầu tới cuối; nếu buộc phải gửi qua đơn vị vận chuyển, hỏi rõ điều kiện nhận hàng giá trị cao, khai giá và bảo hiểm, đóng gói niêm phong và chụp ảnh trước khi giao.
Có phương án khi có sự cố. Xe hỏng, tắc đường, mưa lớn: người cầm hàng biết phải ưu tiên gì và liên lạc ai. Giấy tờ đi đường, hoá đơn và chứng từ của hàng mang theo đầy đủ để xuất trình khi được yêu cầu.
Giữ gian hàng ngọc ở hội chợ
Gian hàng nên được bố trí để mọi món ngọc nằm trong tủ kính có khoá hay hộp trưng bày có nắp, chỉ lấy ra khi có khách muốn xem. Quy trình khay xem hàng ở tiệm áp dụng y nguyên ở hội chợ, thậm chí chặt hơn: một khay nhỏ, ít món, không để món nằm trên mặt bàn trống. Mặt bàn hướng ra lối đi nên được dùng cho thông tin và hình ảnh, không phải cho hàng thật.
Số người đứng gian quan trọng hơn ở tiệm. Một người vừa tư vấn vừa trông tủ là không đủ khi đông khách. Nếu chỉ có hai người, chia vai rõ: một người cầm chìa tủ và lo khay, người kia tiếp chuyện. Khi một người phải đi đâu, người còn lại khoá tủ trước rồi mới tiếp khách mới.
Ánh sáng hội trường thường là đèn trần mạnh, có khi ngả màu. Khách xem ngọc dưới ánh sáng đó dễ thấy màu khác với lúc mang về. Người bán trung thực nên mang theo một đèn trung tính nhỏ để khách xem lại, và nói rõ rằng màu dưới đèn hội trường có thể khác ánh sáng ban ngày. Cuối mỗi ngày hội chợ, đếm hàng theo phiếu trước khi rời gian; nếu ban tổ chức cho để hàng qua đêm, hỏi kỹ về bảo vệ và vẫn ưu tiên mang hàng giá trị cao về.
Đóng gian và mang hàng về
Ngày cuối hội chợ thường vội, người ta dọn nhanh để về sớm. Đó là lúc dễ sót hàng nhất. Thứ tự gợi ý:
- Ngừng cho xem hàng một khoảng trước giờ đóng cửa, đặt hết khay vào tủ.
- Đếm hàng theo phiếu xuất, đối chiếu phần đã bán với hoá đơn.
- Đóng hàng vào hộp có ô, chụp ảnh từng hộp trước khi đóng nắp.
- Hàng ngọc đóng xong thì người cầm hàng giữ ngay, rồi mới tháo kệ, đèn, đồ trang trí.
- Về tới tiệm, mở hộp, đếm lại theo phiếu, cân những món giá trị cao, cất vào két.
- Đóng phiếu xuất: ghi số món mang về, số món đã bán, chữ ký người cầm hàng và người nhận lại ở tiệm.
Với chuyển hàng giữa hai cửa hàng cùng chủ, áp dụng phiếu xuất và phiếu nhận y như với hội chợ: bên giao ký xuất, bên nhận ký nhận, có danh sách mã món. Món bán ở cửa hàng nào thì hoá đơn ghi ở cửa hàng đó, và sổ kho hai bên được cập nhật trong ngày.
Những điều nên thoả thuận với ban tổ chức và người đứng gian
Trước khi đăng ký gian, hỏi ban tổ chức về những điều liên quan trực tiếp tới hàng giá trị: giờ cho phép mang hàng vào và ra, có bảo vệ suốt đêm không, có camera chung của hội trường không, trách nhiệm của ban tổ chức khi xảy ra mất mát dừng ở đâu. Câu trả lời giúp tiệm quyết định mang những món nào và có để hàng qua đêm hay không.
Nếu tiệm thuê thêm người đứng gian trong mấy ngày hội chợ, hãy dành thời gian hướng dẫn họ quy trình khay xem hàng, quy trình thử vòng, cách đếm và ký vào phiếu. Người đứng gian tạm thời không quen hàng nên khó nhận ra món bị thay; vì vậy những món giá trị cao chỉ nên do người của tiệm trực tiếp đưa cho khách xem.
Với hàng ký gửi, hỏi ý chủ món trước khi mang đi hội chợ. Có người đồng ý vì muốn món được nhiều người xem, có người không muốn món rời tiệm. Ghi rõ sự đồng ý đó, và tách hàng ký gửi thành một phần riêng trên phiếu xuất. Việc này nghe thì nhỏ, nhưng là cách giữ chữ tín với người đã tin gửi món đồ của họ cho tiệm.
Câu hỏi thường gặp
Có nên để hàng ngọc qua đêm ở gian hội chợ không?
Tuỳ điều kiện bảo vệ của ban tổ chức và giá trị hàng. Nhiều tiệm mang hàng giá trị cao về mỗi tối và chỉ để lại hàng giá trị thấp trong tủ khoá. Dù chọn cách nào, vẫn đếm hàng theo phiếu trước khi rời gian.
Chuyển hàng giữa hai cửa hàng của cùng một chủ có cần phiếu xuất không?
Cần. Chính vì là hàng nhà mình nên dễ bỏ giấy tờ, rồi khi kiểm kê cả hai nơi cùng lệch mà không ai biết vì sao. Phiếu xuất và phiếu nhận giúp mỗi món luôn có một nơi chịu trách nhiệm.
Đóng gói vòng ngọc để đi xa thế nào cho khỏi va đập?
Mỗi vòng một ô lót mềm trong hộp có nắp chặt, hộp đặt trong va li được chèn kín khoảng trống. Không để nhiều vòng chung một túi và không để va li ngọc dưới các vật nặng.
Người đứng gian thuê thêm có nên được cầm hàng giá trị cao không?
Tốt nhất là không. Người đứng gian tạm thời không quen hàng nên khó nhận ra món bị thay. Món giá trị cao nên do người của tiệm trực tiếp đưa cho khách xem và nhận lại.
Có nên đăng lên mạng lịch mang hàng đi hội chợ không?
Có thể thông báo về gian hàng sau khi đã dựng xong, nhưng không nên công khai ngày giờ chuyển hàng, số lượng hay giá trị hàng trước khi đi. Ít người biết lịch trình thì chuyến hàng an toàn hơn.
Mang hàng ký gửi đi hội chợ có cần hỏi chủ món không?
Nên hỏi và có sự đồng ý rõ ràng. Món ký gửi là tài sản của người khác, và rủi ro khi đi xa cao hơn ở tiệm. Ghi riêng hàng ký gửi trên phiếu xuất để kiểm và trả đúng.