Kiểm kê hàng ngọc hiệu quả dựa trên ba nhịp: đếm nhanh số món trên từng khay mỗi cuối ngày, bàn giao có xác nhận mỗi lần đổi người đứng quầy, và kiểm toàn kho định kỳ bằng cách đối chiếu từng món với hồ sơ nhận dạng, kể cả những món đang ở xưởng, ở phòng giám định hay đang ký gửi. Với ngọc, kiểm kê không chỉ là đếm đủ số mà còn là xác nhận đúng món, vì một món bị thay bằng món khác vẫn cho ra con số khớp.
Nhiều tiệm nhỏ chỉ kiểm khi "thấy có gì đó không ổn", và lúc đó đã khó lần lại. Bài này giúp người bán dựng một nhịp kiểm vừa sức: không tốn nhiều thời gian mỗi ngày, nhưng đủ để biết hàng đang ở đâu, và khi số lệch thì biết tìm từ đâu trước khi nghĩ tới chuyện mất cắp.
Ba nhịp kiểm và việc của từng nhịp
Mỗi nhịp có mục tiêu khác nhau, nên mức chi tiết cũng khác nhau. Gộp cả ba vào một lần kiểm lớn mỗi tháng là cách khiến người ta bỏ cuộc.
| Nhịp kiểm | Làm khi nào | Kiểm cái gì | Mất bao lâu |
|---|---|---|---|
| Đếm cuối ngày | Trước khi cất hàng vào két | Số món trên từng khay so với sổ, ô trống so với hoá đơn và phiếu xuất trong ngày | Vài phút cho một tiệm nhỏ |
| Bàn giao ca | Mỗi lần đổi người giữ quầy, giữ chìa | Số món trên khay đang mở, món nào đang ở ngoài quầy, chìa và mã két | Một hai phút |
| Kiểm toàn kho | Định kỳ, ví dụ mỗi tháng hay mỗi quý tuỳ quy mô | Từng món đối chiếu với hồ sơ: mã, số cân, điểm nhận dạng, trạng thái, chỗ cất | Một buổi hay hơn, nên làm lúc vắng khách |
| Kiểm đột xuất | Khi có nghi vấn, sau sự cố, khi đổi nhân viên | Phạm vi liên quan tới nghi vấn | Tuỳ việc |
Nhịp nào cũng nên có tên người kiểm, ngày giờ và kết quả ghi lại, dù chỉ là một dòng trong sổ hay một tin nhắn vào nhóm riêng của tiệm. Kiểm mà không ghi thì lần sau không có gì để so.
Đếm cuối ngày sao cho nhanh mà vẫn chắc
Một thứ tự cố định giúp việc đếm trở thành phản xạ:
- Thu hết khay xem hàng về sau quầy, kiểm mặt quầy và chỗ thử vòng không còn món nào nằm ngoài.
- Với mỗi khay trưng bày, đếm số ô có hàng, so với con số đầu ngày trừ đi số món đã bán, đã xuất tạm trong ngày.
- Mở sổ bán và phiếu xuất tạm trong ngày, đối chiếu mã từng món đã đi ra với các ô đang trống.
- Với những món có giá trị cao, nhìn nhanh điểm nhận dạng đặc trưng hay đặt lên cân.
- Ghi kết quả: khay nào, bao nhiêu món, người đếm. Nếu khớp, ghi "khớp"; nếu lệch, ghi lệch món nào và dừng cất hàng để tìm ngay.
Mấu chốt là bước thứ năm: lệch thì tìm ngay trong tối hôm đó. Một món bị cất nhầm khay hay để quên dưới tờ hoá đơn, tìm trong mười phút là thấy; để tới sáng mai, có thêm người vào tiệm, có thêm khách, việc tìm khó hơn nhiều.
Bàn giao ca giữa hai người đứng quầy
Bàn giao số, không bàn giao cảm giác. Câu "vẫn đủ cả" không có giá trị bằng "khay vòng xanh mười hai món, khay mặt dây hai mươi món, đang có hai món gửi xưởng theo phiếu số mấy". Người nhận ca đếm lại trước khi người giao ca rời đi.
Bàn giao cả những món không nằm trên khay. Món đang để riêng chờ khách quay lại lấy, món khách đặt cọc giữ, món vừa nhận lại từ khách để kiểm bảo hành: những món này dễ rơi vào khoảng trống giữa hai ca. Ghi rõ chúng đang ở đâu.
Bàn giao chìa khoá cùng lúc với hàng. Người giữ chìa và người chịu trách nhiệm về khay nên là cùng một người trong một ca. Giao hàng mà không giao chìa, hay ngược lại, tạo ra một khoảng thời gian không ai rõ trách nhiệm.
Xác nhận bằng chữ ký hay tin nhắn. Một dòng trong sổ có chữ ký hai người, hay một tin nhắn vào nhóm riêng của tiệm kèm ảnh khay, là đủ. Đây là thứ bảo vệ chính nhân viên khi sau này có câu hỏi về món nào đó.
Không bàn giao khi đang có khách xem hàng. Người giao ca hoàn tất lượt xem hàng đang dở, cất khay xem hàng, rồi mới bàn giao. Giao ca giữa chừng một lượt xem là lúc dễ rối nhất.
Kiểm toàn kho: đối chiếu từng món với hồ sơ
Kiểm toàn kho là dịp lấy từng món ra, so với hồ sơ nhận dạng của nó: mã trên thẻ, số cân, vài điểm vân đặc trưng, ảnh. Việc này lâu hơn đếm cuối ngày rất nhiều, nhưng là cách duy nhất phát hiện một món đã bị thay bằng món tương tự. Nên chia kho thành nhiều phần, mỗi buổi kiểm một vài khay, sao cho sau một chu kỳ thì toàn bộ kho đều được kiểm.
Nên có hai người cùng kiểm: một người cầm món, cân, đọc số và mô tả; người kia cầm hồ sơ, đối chiếu và ghi kết quả. Hai người giúp giảm sai sót và cũng giúp không ai bị đặt vào thế phải tự chứng minh mình trong sạch một mình. Nếu tiệm chỉ có một người, có thể quay video toàn bộ buổi kiểm như một bản ghi.
Trong buổi kiểm, ngoài câu hỏi "có đủ và đúng món không", hãy ghi thêm những gì nhìn thấy: món có vết mẻ, vết trầy mới không; thẻ treo có cần thay không; giấy giám định có còn đi kèm và còn đọc được không; ô lót có bị bẩn không. Kiểm kê là lúc hiếm hoi người bán nhìn kỹ từng món trong kho của mình, nên tận dụng để giữ hàng ở trạng thái tốt.
Hàng không nằm trong tiệm vẫn là hàng trong kho
Phần lớn món "mất" khi kiểm kê hoá ra là món đang ở ngoài mà không ai ghi. Mỗi món rời tiệm vì lý do khác ngoài bán đứt nên có một phiếu xuất tạm và được liệt kê riêng khi kiểm:
- Món gửi xưởng để đánh bóng, sửa, gắn bịt, mài lại ni: phiếu giao có chữ ký của xưởng.
- Món gửi phòng giám định: giấy biên nhận của phòng giám định, kèm ảnh món lúc gửi.
- Món mang cho khách xem tại nhà hay mang đi hội chợ, triển lãm: phiếu xuất ghi rõ ai mang, mang những món nào, hẹn trả khi nào.
- Món cho bạn hàng mượn để giới thiệu cho khách của họ: thoả thuận bằng chữ, có ảnh, có hạn trả.
- Món của tiệm đang gửi bán ở tiệm khác: hợp đồng ký gửi và danh sách món.
- Món khách đặt cọc giữ nhưng chưa lấy: vẫn nằm trong tiệm, nhưng ở trạng thái riêng, không được bày bán.
Khi kiểm toàn kho, những món này được kiểm bằng cách gọi điện, nhắn tin xác nhận với nơi đang giữ, hoặc tốt hơn là yêu cầu ảnh chụp món tại nơi đó. Món ở ngoài quá hạn hẹn mà chưa về là việc cần xử lý ngay, không đợi lần kiểm sau.
Khi số lệch: tìm trước, nghi sau
Phản xạ đầu tiên khi thấy thiếu một món thường là nghi người. Thứ tự dưới đây giúp tránh nghi oan và cũng giúp tìm lại món nhanh hơn:
- Khoanh thời gian: lần cuối món được thấy là khi nào, theo sổ đếm cuối ngày, sổ bàn giao ca, hay theo ảnh.
- Tìm ở những chỗ hay lạc: khay khác, ngăn két khác, túi đựng hàng chờ khách lấy, bàn đóng gói, dưới khay lót, khu vực thử vòng.
- Kiểm các phiếu xuất tạm, sổ bán, tin nhắn với xưởng, với bạn hàng trong khoảng thời gian đó; món có thể đã đi mà quên ghi.
- Xem lại đoạn ghi hình trong khoảng thời gian đã khoanh, tập trung vào camera mặt quầy và khu vực két.
- Nếu vẫn không thấy, chủ tiệm trao đổi riêng với những người liên quan, không chất vấn trước mặt người khác.
- Khi có cơ sở cho rằng món bị mất cắp, báo công an nơi tiệm đặt địa chỉ, cung cấp hồ sơ món, sổ kiểm và đoạn ghi hình.
Sau khi xử lý xong, quay lại xem quy trình hở ở đâu và sửa cho cả tiệm. Một lần lệch được giải thích rõ ràng, dù là do sơ suất, là dịp để quy trình tốt hơn; một lần lệch bị bỏ qua cho êm là mầm của lần lệch sau.
Kiểm kê cũng là lúc nhìn lại tình trạng hàng
Mỗi lần kiểm toàn kho, người bán có trong tay một bức tranh mà ngày thường không thấy: món nào đã nằm trên tủ rất lâu, món nào được khách hỏi nhiều mà chưa bán, món nào có giấy giám định đã cũ hay bị nhàu. Ghi những nhận xét đó vào một cột riêng trong sổ kiểm. Chúng giúp người bán quyết định việc của tiệm, chẳng hạn chuyển một món sang chỗ dễ thấy hơn, chụp lại ảnh bán hàng cho đúng màu, gửi giám định lại một món có giấy quá cũ để khách yên tâm.
Kiểm kê cũng là lúc soát lại cách gọi tên hàng. Thẻ treo của mỗi món có còn khớp với kết quả giám định trong hồ sơ không? Có món nào đang ghi chung chung "ngọc cẩm thạch" trong khi hồ sơ có đủ thông tin để ghi rõ hơn không? Một lỗi ghi nhãn phát hiện khi kiểm kê rẻ hơn nhiều so với lỗi phát hiện khi khách đã mua và đem đi kiểm ở nơi khác.
Cuối cùng, kiểm kê là dịp xem các khoản hàng không thuộc về tiệm: món ký gửi của khách, hàng nhà cung cấp gửi bán. Thời hạn ký gửi đã hết chưa, đã báo chủ hàng chưa, hồ sơ giao nhận còn đủ không. Hàng của người khác nằm trong tiệm quá lâu mà không ai nhắc là nguồn tranh chấp tiềm ẩn, nhất là khi người gửi đổi ý hay khi tiệm đổi nhân viên.
Câu hỏi thường gặp
Tiệm nhỏ chỉ có một người thì có cần sổ bàn giao ca không?
Nếu chỉ một người đứng quầy suốt ngày thì không có giao ca, nhưng đếm cuối ngày và đếm đầu ngày vẫn cần. Khi có người phụ giúp vài giờ, dù là người nhà, vẫn nên đếm khi họ nhận và khi họ trả quầy.
Kiểm toàn kho ngọc bao lâu một lần là hợp lý?
Tuỳ số món và số người. Tiệm vài trăm món có thể chia kho để kiểm dần mỗi tuần vài khay, sao cho mỗi tháng hay mỗi quý toàn bộ kho được kiểm một lượt. Quan trọng là đều đặn chứ không phải dồn một lần lớn.
Vì sao kiểm kê ngọc phải cân từng món?
Vì ngọc mỗi món một khác, đếm đủ số chưa chắc là đủ đúng món. Số cân chính xác tới phần trăm gam là thông tin khó trùng khớp ngẫu nhiên giữa hai món, nên giúp phát hiện món bị thay bằng món tương tự.
Món đang ở xưởng sửa có cần đưa vào kiểm kê không?
Có. Món ở xưởng vẫn là hàng của tiệm hay của khách mà tiệm đang chịu trách nhiệm. Khi kiểm, xác nhận với xưởng bằng tin nhắn hoặc ảnh chụp món tại xưởng, và kiểm phiếu giao còn trong hạn hẹn.
Thấy thiếu một món thì có nên kiểm túi xách của nhân viên ngay không?
Không nên tự ý kiểm túi hay khám người, kể cả nhân viên. Hãy tìm ở những chỗ hay lạc, xem lại sổ và ghi hình trước. Nếu có cơ sở cho rằng bị mất cắp, báo công an để làm theo thủ tục.
Có nên dùng phần mềm quản lý kho thay sổ tay không?
Phần mềm giúp tìm và lọc nhanh khi hàng nhiều, nhưng sổ tay hay bảng tính làm đều đặn vẫn tốt hơn phần mềm không ai cập nhật. Chọn công cụ mà mọi người trong tiệm dùng được hằng ngày.