Đặt hàng ngọc từ xưởng chế tác suôn sẻ khi bạn và xưởng cùng ký một bản mô tả đơn hàng ghi rõ loại đá, kích thước, kiểu dáng, mẫu đã duyệt, tiến độ, cách giao nhận, và điều gì xảy ra nếu hàng giao ra lệch mô tả hoặc giám định ra khác. Phần lớn bất đồng giữa người bán và xưởng đến từ chỗ hai bên hiểu "giống mẫu" theo hai cách khác nhau.
Bài viết cho tiệm nhỏ, người bán online muốn đặt xưởng làm hàng để bày bán: một loạt mặt dây kiểu riêng, vòng ni nhỏ, hạt chuỗi đều cỡ. Đơn chế tác riêng cho từng khách là chuyện khác, có cách làm riêng; xưởng vận hành bên trong ra sao cũng đã có nhiều tài liệu. Ở đây chỉ bàn phía tiệm đặt hàng làm nguồn hàng phải chuẩn bị gì và giữ gì.
Hai kiểu đặt hàng xưởng và chỗ khác nhau về trách nhiệm
Kiểu thứ nhất là xưởng lo cả đá lẫn công: bạn đặt một sản phẩm hoàn chỉnh, xưởng tự chọn phôi, chế tác và giao thành phẩm. Kiểu thứ hai là gia công: bạn đưa đá hoặc phôi của mình, xưởng chỉ làm phần cắt, mài, chạm, đánh bóng. Hai kiểu nhìn giống nhau ở khâu nhận hàng, nhưng trách nhiệm về chất đá nằm ở hai chỗ khác hẳn.
Với kiểu thứ nhất, xưởng là bên bán hàng cho bạn, nên chất đá, việc đá có qua xử lý hay không, phải được ghi trong mô tả đơn hàng như mọi giao dịch mua bán. Bạn có quyền yêu cầu xưởng cam kết bằng chữ và đồng ý cho giám định. Với kiểu thứ hai, đá là của bạn; xưởng chịu trách nhiệm về tay nghề, về việc giữ đúng phôi của bạn, và về hao hụt hợp lý trong quá trình làm.
Nhầm lẫn hay gặp nhất là đơn hàng pha trộn: bạn đưa một phần phôi, thiếu thì "nhờ xưởng bù thêm đá". Nếu không ghi rõ món nào làm từ đá của bạn, món nào từ đá của xưởng, khi giám định có món ra kết quả xử lý, hai bên sẽ không biết đổ cho ai. Ghi tách bạch từ đầu tránh được cả một buổi tranh cãi.
Bản mô tả đơn hàng nên có những dòng nào
Không cần hợp đồng dày. Một trang giấy hoặc một tin nhắn dài mà hai bên cùng xác nhận là đủ, miễn có những dòng sau:
- Loại đá đặt: jadeite tự nhiên không xử lý, hoặc loại khác; nếu chấp nhận hàng đã xử lý thì ghi rõ kiểu xử lý được chấp nhận.
- Kiểu dáng: mô tả bằng chữ kèm ảnh mẫu hoặc bản phác, ghi rõ chi tiết nào bắt buộc giống, chi tiết nào để thợ tuỳ biến theo vân đá.
- Kích thước và dung sai: chiều dài, rộng, dày của mặt dây; đường kính trong, bản rộng, độ dày của vòng; cỡ hạt chuỗi; mức chênh chấp nhận được.
- Màu và chất: mô tả bằng lời, kèm ảnh mẫu chụp dưới ánh sáng trung tính; ghi rõ ảnh chỉ để tham chiếu vì đá tự nhiên không món nào giống món nào.
- Số lượng, tiến độ, cách giao từng đợt nếu có.
- Tiền cọc, thời điểm thanh toán phần còn lại, chứng từ xưởng xuất cho bạn.
- Điều kiện giám định: món nào gửi giám định, ai chịu phí, kết quả khác cam kết thì xử lý ra sao.
- Với gia công: danh sách phôi bạn giao, ảnh và cân nặng từng phôi, mức hao hụt dự kiến, phần đá thừa trả lại hay không.
Danh sách nhìn dài, nhưng phần lớn các dòng chỉ cần một câu. Điều quan trọng là có chữ để cả hai bên quay lại đọc khi nhớ khác nhau.
Duyệt mẫu trước khi làm cả loạt
Với đơn từ vài món trở lên cùng một kiểu, duyệt mẫu là bước tiết kiệm nhất. Trình tự thường dùng:
- Xưởng làm một món mẫu, hoặc gửi bản vẽ, mẫu sáp, ảnh phôi đã định hình cho bạn xem trước.
- Bạn kiểm kích thước bằng thước, cân, đeo thử hoặc nhờ người có cỡ tay tương ứng thử, xem dưới ánh sáng trắng và ánh sáng vàng của quầy.
- Ghi nhận xét bằng chữ: đạt, hoặc cần sửa chỗ nào, sửa thế nào. Tránh những nhận xét như "đẹp hơn chút", "sáng hơn chút" vì xưởng không biết làm sao cho đúng ý.
- Khi đã đạt, chụp ảnh mẫu duyệt từ nhiều góc, cả hai bên lưu lại; đây là chuẩn để so khi nhận cả loạt.
- Xác nhận lại tiến độ cả loạt sau khi mẫu được duyệt.
Với ngọc, cần nói rõ với nhau một điều: mẫu duyệt là chuẩn về kiểu dáng, kích thước và tay nghề, không phải chuẩn tuyệt đối về màu và vân. Hai mặt dây cắt từ hai phôi khác nhau sẽ khác nhau về sắc độ. Nếu bạn cần cả loạt đồng màu, phải chọn phôi cùng khối và ghi yêu cầu đó vào đơn, thay vì đòi hỏi sau khi hàng đã làm xong.
Nhận hàng: biên bản giao nhận và những gì phải kiểm tại chỗ
Lúc nhận hàng là lúc duy nhất bạn và xưởng cùng nhìn một món đồ trong cùng một trạng thái. Sau đó, mọi vết rạn, vết mẻ đều có thể bị hỏi lại "có từ trước hay do bạn làm". Vì thế nên kiểm ngay tại chỗ hoặc trong khoảng thời gian đã thoả thuận, và ghi lại.
Kiểm tối thiểu gồm: đếm đủ số lượng; đo kích thước so với đơn; soi đèn pin tìm vết rạn, vết mẻ cạnh, lỗ khoan lệch; xem độ bóng đều; với vòng, đo lại đường kính trong. Mỗi món nên được chụp ảnh và gắn mã tạm, ghi vào biên bản cùng cân nặng. Biên bản có chữ ký hai bên, hoặc ít nhất là tin nhắn xác nhận kèm ảnh.
Nếu phát hiện món không đạt, ghi ngay vào biên bản thay vì nhận cả rồi gọi điện sau. Món lỗi nên để riêng, không trộn vào hàng bày, cho tới khi hai bên thống nhất cách xử lý: làm lại, đổi phôi, giảm trừ, hay trả lại.
Với hàng gia công, còn một việc nữa: đối chiếu thành phẩm với danh sách phôi đã giao. Ảnh vân đá và cân nặng chụp lúc giao phôi giúp bạn nhận ra thành phẩm đúng là từ phôi của mình. Đây không phải chuyện nghi ngờ xưởng; đây là hồ sơ cả hai bên cần để không ai bị nghi oan.
Hàng lệch mô tả: các tình huống hay gặp
Một số tình huống và hướng xử lý thường được hai bên chấp nhận, nếu đã thoả thuận trước. Đây là gợi ý, không phải quy định:
| Tình huống | Nguyên nhân thường gặp | Hướng xử lý hay dùng |
|---|---|---|
| Kích thước lệch ngoài dung sai | Phôi không đủ dày, thợ phải mài nhỏ lại | Làm lại bằng phôi khác hoặc giảm trừ theo thoả thuận |
| Món có vết rạn lộ ra sau khi mài | Vết rạn ẩn trong phôi, không thấy lúc chọn | Với đá của xưởng: đổi món; với đá của bạn: thường không tính lỗi tay nghề |
| Màu khác hẳn ảnh mẫu | Phôi khác khối, ánh sáng chụp khác | Đối chiếu dưới cùng ánh sáng; nếu đã cam kết cùng khối thì đổi |
| Giám định ra đã xử lý trong khi đơn ghi không xử lý | Phôi đầu vào của xưởng đã qua xử lý | Xưởng nhận lại, hoàn tiền hoặc đổi món, theo điều khoản đã ghi |
| Giao trễ tiến độ | Thiếu phôi đạt chuẩn, xưởng nhận quá nhiều việc | Thống nhất mốc mới bằng chữ; nếu đơn có hẹn với khách thì báo khách sớm |
Điểm chung của mọi hướng xử lý là hai bên phải có chữ từ trước. Đơn hàng chỉ có lời hứa miệng thì cùng một tình huống sẽ bị kể thành hai câu chuyện khác nhau.
Tiền cọc, thanh toán và chứng từ khi đặt xưởng
Xưởng thường đòi cọc trước khi làm, nhất là khi phải bỏ tiền mua phôi. Đó là yêu cầu hợp lý; điều bạn cần là cọc được ghi rõ: số tiền, ngày trả, tương ứng với phần việc nào, và được hoàn lại hay không trong từng tình huống. Nếu xưởng không làm được hoặc làm sai mô tả, cọc xử lý ra sao; nếu bạn huỷ đơn khi xưởng đã mua phôi, phần nào bạn chịu. Hai câu này nói trước thì dễ, nói sau thì thành chuyện.
Thanh toán nên đi qua tài khoản ngân hàng, nội dung chuyển khoản ghi mã đơn hàng. Cách này để lại dấu vết cho cả hai bên và khớp với sổ sách của bạn. Trả tiền mặt không phải là sai, nhưng khi đó hãy xin phiếu thu có chữ ký, ghi rõ đơn hàng nào.
Về chứng từ, đề nghị ngay từ đầu rằng bạn cần hoá đơn hoặc chứng từ hợp lệ cho giao dịch. Với kiểu xưởng lo cả đá lẫn công, chứng từ ghi hàng hoá; với kiểu gia công, chứng từ ghi dịch vụ gia công. Phân biệt này quan trọng khi bạn ghi giá vốn và khi bạn giải thích nguồn gốc món hàng: món gia công từ đá của bạn có nguồn gốc là chứng từ mua đá trước đó, cộng với chứng từ tiền công. Nghĩa vụ cụ thể của từng bên, bạn hỏi cơ quan thuế nơi mình đăng ký.
Đặt xưởng ở xa hoặc ở nước ngoài: làm việc từ xa cho chắc
Nhiều kiểu dáng, nhất là hàng chạm tay, được làm ở các trung tâm chế tác lớn ngoài Việt Nam, và người bán nhỏ thường liên hệ qua người giới thiệu rồi làm việc hoàn toàn từ xa. Khoảng cách không làm thay đổi những gì cần thoả thuận, nhưng làm mọi thứ khó kiểm hơn, nên phần chữ viết phải chặt hơn.
Bản mô tả đơn hàng nên viết song ngữ hoặc có bản dịch được hai bên xác nhận, vì chữ "không xử lý", "dung sai", "cùng khối" dịch lệch là chuyện hay gặp. Mẫu duyệt được gửi bằng ảnh và video quay dưới ánh sáng trắng trung tính, có thước trong khung, soi đèn xuyên qua để thấy vết rạn; bạn duyệt bằng chữ, nêu rõ từng điểm. Trước khi xưởng đóng gói cả loạt, đề nghị quay video từng món một lần nữa, đánh số, để khi hàng tới bạn đối chiếu được.
Phần đưa hàng về là thủ tục nhập khẩu hàng hoá như mọi lô hàng khác: hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, hoá đơn thương mại ghi đúng tên hàng và giá trị, phiếu đóng gói ghi từng món, khai hải quan. Không đề nghị xưởng ghi hàng thành thứ khác để đi cho nhanh. Khi hàng tới, quay video mở kiện liên tục, đối chiếu với video trước khi đóng gói, rồi gửi giám định những món cần trước khi bày bán. Với xưởng ở xa, thời hạn báo lỗi nên đủ dài để tính cả thời gian vận chuyển và thông quan.
Câu hỏi thường gặp
Đặt xưởng làm ngọc có cần hợp đồng không?
Không nhất thiết phải là hợp đồng dày, nhưng nên có một bản mô tả đơn hàng hai bên cùng xác nhận bằng chữ: loại đá, kích thước, dung sai, mẫu duyệt, tiến độ, cọc, giám định và cách xử lý khi hàng lệch.
Mẫu duyệt có bảo đảm cả loạt cùng màu không?
Không. Mẫu duyệt là chuẩn về kiểu dáng, kích thước và tay nghề. Màu và vân phụ thuộc phôi; muốn cả loạt đồng màu phải chọn phôi cùng khối và ghi rõ yêu cầu đó vào đơn trước khi làm.
Gửi phôi cho xưởng gia công thì nên giữ hồ sơ gì?
Danh sách phôi kèm ảnh vân đá, cân nặng từng phôi, mức hao hụt dự kiến và thoả thuận về phần đá thừa. Khi nhận thành phẩm, đối chiếu lại với hồ sơ này để chắc thành phẩm làm từ đúng phôi của bạn.
Món ngọc lộ vết rạn sau khi mài thì ai chịu?
Tuỳ đá của ai. Nếu xưởng cung cấp đá, thường là xưởng đổi món theo thoả thuận. Nếu đá của bạn, vết rạn ẩn trong phôi thường không tính là lỗi tay nghề, trừ khi do thao tác sai. Nên ghi điều này vào đơn từ đầu.
Xưởng có phải xuất hoá đơn cho người bán không?
Nếu xưởng là hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp có đăng ký, việc xuất chứng từ cho giao dịch là bình thường và bạn nên đề nghị từ đầu. Chứng từ này là phần đầu vào giúp bạn bán ra có hoá đơn. Chi tiết nghĩa vụ hỏi cơ quan thuế.
Đặt xưởng ở nước ngoài làm hàng thì đưa hàng về thế nào?
Như mọi lô hàng nhập khẩu: có đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, hoá đơn thương mại ghi đúng tên hàng và giá trị, phiếu đóng gói từng món, khai hải quan. Không đề nghị xưởng ghi hàng thành thứ khác để đi cho nhanh.