Một chuyến lấy hàng ngọc ở nước ngoài cho tiệm nhỏ nên được chuẩn bị như một đơn nhập hàng: danh sách món cần mua theo nhu cầu khách, ngân sách chia theo nhóm, cách ghi nhận từng món tại chỗ, và kế hoạch đưa hàng về Việt Nam theo đúng thủ tục dành cho hàng hoá kinh doanh — tất cả xong trước khi lên đường.
Chuyện mỗi chợ ngọc ra sao, mặc cả thế nào, ứng xử ở chợ cần biết gì, đã có nhiều tài liệu viết cho người đi chợ nói chung. Bài này chỉ bàn phần khác biệt của người đi lấy hàng để bán: bạn mua cho khách của mình, nên mỗi món phải mang về được cả thông tin lẫn giấy tờ để sau này bán ra đàng hoàng.
Trước khi đi: viết danh sách theo khách, không theo cảm hứng
Người đi chợ ngọc lần đầu hay bị cuốn theo hàng đẹp. Mỗi bàn đều có món làm bạn muốn mua, và sau ba ngày, túi hàng mang về là những thứ bạn thích, không hẳn là thứ khách của bạn hỏi. Cách chữa đơn giản: viết danh sách trước khi đi, dựa trên những gì khách thực sự đã hỏi mà bạn không có.
Danh sách nên ghi theo nhóm: vòng theo các ni hay được hỏi, mặt dây theo kiểu và kích cỡ, hạt chuỗi, nhẫn. Mỗi nhóm có số lượng dự kiến và yêu cầu về chất: chỉ mua hàng không xử lý, hay có nhóm chấp nhận hàng đã xử lý để bán với tên gọi tương ứng. Thêm một cột "không mua", ghi những loại hàng bạn quyết định tránh, ví dụ đá thô chưa cắt, món quá lớn khó bán ở quầy của bạn.
Ngân sách cũng chia theo nhóm, để món đẹp ở nhóm này không ăn hết tiền dành cho nhóm khác. Phần ngân sách nên để riêng cho chi phí ngoài tiền hàng: đi lại, thủ tục, vận chuyển, giám định sau khi về. Những khoản này người mới hay quên, rồi tính giá vốn thiếu.
Nếu có thể, hỏi trước vài khách quen xem họ đang tìm gì, với ngân sách nào, ni tay bao nhiêu. Một hai món có khách chờ sẵn giúp chuyến đi bớt rủi ro hàng tồn, và cũng là dịp để bạn nói rõ với khách rằng món mua về sẽ được giám định trước khi giao. Ghi tên khách đặt bên cạnh dòng tương ứng trong danh sách, để ở chợ bạn nhớ mình đang chọn cho ai, chứ không chọn theo mắt mình.
Chuẩn bị mang theo và chuẩn bị ở nhà
Một số thứ nên sắp xếp trước khi đi, để ở chợ bạn chỉ tập trung chọn hàng:
- Đèn pin ánh sáng trắng, kính lúp, thước cặp, cân nhỏ, thước đo ni vòng; bộ dụng cụ này giúp bạn ghi thông số ngay tại chỗ.
- Sổ ghi chép hoặc bảng trên điện thoại, mỗi món một dòng: mã tạm, mô tả, kích thước, cân, người bán, giá đã trả, ảnh.
- Túi chia ngăn có đệm, mỗi món một túi nhỏ đánh mã tạm; không dồn chung để khỏi va nứt và lẫn món.
- Phương án thanh toán hợp lệ, để lại dấu vết: chuyển khoản qua ngân hàng hoặc kênh thanh toán chính thức, tránh mang theo lượng tiền mặt lớn.
- Đầu mối khai thuê hải quan hoặc đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm với hàng đá quý, đã trao đổi trước về hồ sơ cần chuẩn bị.
- Nắm sơ bộ quy định của nước sở tại về mua bán và đưa đá quý ra khỏi biên giới, qua kênh thông tin chính thức hoặc người làm dịch vụ có kinh nghiệm.
Phần chuẩn bị ở nhà quan trọng ngang phần mang theo. Nếu chưa biết hàng sẽ về bằng đường nào, với hồ sơ gì, thì chưa nên đi.
Tại chợ: ghi nhận từng món như hồ sơ nhập kho
Mỗi khi chốt mua một món, dành một hai phút ghi lại trước khi chuyển sang bàn khác. Chụp ảnh món đó trên nền trắng, có thước bên cạnh; ghi kích thước, cân nặng; ghi lời mô tả của người bán, đặc biệt là họ nói hàng có xử lý hay không; ghi giá đã trả và hình thức thanh toán. Nếu người bán đưa biên nhận, giấy viết tay, hay giấy giám định, chụp lại và cất cùng túi của món đó.
Có hai lý do để làm kỹ như vậy. Thứ nhất, khi về làm thủ tục và ghi sổ, bạn cần thông tin từng món để khai đúng và lập chứng từ đầu vào. Thứ hai, khi giám định sau khi về, nếu có món ra kết quả khác lời người bán, hồ sơ này là thứ duy nhất bạn có để trao đổi lại, dù khả năng đòi được ở chợ nước ngoài thường hạn chế.
Biên nhận ở chợ nước ngoài thường không phải hoá đơn theo nghĩa mà cơ quan thuế Việt Nam dùng. Chúng vẫn có giá trị như bằng chứng giao dịch, và là một phần của hồ sơ nhập khẩu. Đừng vì thấy tờ giấy đơn sơ mà bỏ qua; xin cho đủ tên người bán, ngày, mô tả món, số tiền.
Đưa hàng về: hàng mua để bán là hàng hoá, không phải hành lý
Đây là chỗ nhiều người đi lấy hàng nhỏ lẻ sai từ đầu. Ngọc mua để bán, dù chỉ vài chục món vừa một túi xách, là hàng hoá kinh doanh. Nó không phải đồ dùng cá nhân của người đi du lịch, và không nên được đưa qua cửa khẩu như hành lý thông thường. Khai là hành lý cá nhân rồi về bán là đặt cả lô hàng vào thế không có nguồn gốc hợp lệ.
Cách đúng là làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng: khai báo hải quan với đầy đủ thông tin về hàng, giá trị thực tế, xuất xứ; nộp các khoản thuế theo quy định; giữ tờ khai và chứng từ nộp thuế. Bạn có thể tự làm nếu đủ tư cách và kinh nghiệm, nhưng với hàng đá quý, làm qua đơn vị khai thuê có kinh nghiệm thường an toàn hơn. Mức thuế, mã hàng, các giấy tờ cụ thể phải hỏi cơ quan hải quan hoặc đơn vị khai thuê tại thời điểm làm, vì quy định có thể thay đổi.
Gửi hàng về bằng dịch vụ vận chuyển cũng phải khai đúng là hàng hoá, đúng giá trị. Lời mời "gửi gộp, khai đồ lưu niệm cho nhẹ" là lời mời bạn nên từ chối. Hàng khai sai, khi bị phát hiện, không chỉ bị xử lý mà còn để lại hồ sơ xấu cho bạn ở những lần sau.
Sau khi hàng về: giám định, nhập kho, rút kinh nghiệm
Hàng về tới tiệm, việc đầu tiên không phải bày lên tủ. Đối chiếu từng món với sổ ghi chép ở chợ, xếp các món theo mức độ cần giám định: món giá trị, món được người bán nói là không xử lý, món bạn có nghi ngờ. Gửi giám định theo thứ tự đó trước khi bày bán và trước khi mô tả cho khách.
Khi có kết quả, cập nhật hồ sơ từng món: mô tả của người bán, kết quả giám định, chứng từ nhập khẩu, giá vốn đã tính đủ các khoản. Món nào kết quả khác lời mô tả thì đánh dấu, ghi lại người bán đó, và bán đúng tên theo kết quả giám định. Không có cách nào hợp lẽ để bán một món đã xử lý dưới tên hàng không xử lý, dù bạn đã trả giá của hàng không xử lý cho nó.
Cuối cùng, viết vài dòng rút kinh nghiệm cho chuyến sau: nhóm hàng nào bán nhanh, nhóm nào nằm lại; người bán nào mô tả khớp với giám định, người bán nào không; chi phí thực tế ngoài tiền hàng là bao nhiêu phần. Vài chuyến như vậy, bạn sẽ có danh sách người bán và nhóm hàng của riêng mình, đáng tin hơn mọi lời khuyên chung.
Đi chung với người cùng nghề: góp chuyến, tách hồ sơ
Nhiều tiệm nhỏ đi lấy hàng theo nhóm hai ba người để chia chi phí đi lại, chia việc mặc cả, có người canh hàng. Cách này hợp lý, miễn là hàng của ai ra hàng của người đó ngay từ lúc trả tiền. Mỗi người một sổ ghi chép, một bộ túi đánh mã riêng, thanh toán từ tài khoản của chính mình. Gộp chung tiền rồi về chia hàng là cách nhanh nhất để mất cả bạn lẫn hồ sơ.
Phần thủ tục đưa hàng về cũng cần tách. Nếu cả nhóm khai chung một lô qua một người đứng tên, thì về mặt giấy tờ, toàn bộ lô là hàng của người đó; những người còn lại nhận hàng từ người đứng tên và cần chứng từ mua bán với người đó để có đầu vào hợp lệ. Nếu mỗi người tự đứng tên phần của mình, hồ sơ rõ hơn nhưng thủ tục lặp lại nhiều lần. Chọn cách nào cũng được, miễn bàn trước khi đi và làm đúng như đã bàn.
Cuối cùng là chuyện giám định và đổi trả: món của ai người đó tự gửi kiểm, tự chịu kết quả. Thoả thuận rõ điều này giúp nhóm vẫn đi chung được những chuyến sau.
Ba điều nên quyết từ trước, đừng quyết ở chợ
Có mua hàng đã xử lý hay không. Nếu có, quyết từ trước bạn sẽ bán chúng với tên gọi nào và cho phân khúc khách nào. Quyết ở chợ, khi người bán đang nói "hàng này cũng đẹp lắm", dễ dẫn tới mua những món bạn không biết bán ra sao cho đúng.
Có mua đá thô, phôi chưa cắt hay không. Với tiệm bán thành phẩm, câu trả lời thường là không. Đá thô là một lĩnh vực rủi ro riêng, đòi kinh nghiệm khác và thủ tục khác; tách nó khỏi chuyến lấy hàng thành phẩm.
Giới hạn chi tiêu cho mỗi món. Ghi con số trần cho từng nhóm trong danh sách. Món vượt trần nhưng quá đẹp, chụp ảnh, ghi lại, để dành cho chuyến sau khi đã có khách đặt trước.
Món không có thông tin thì không mua. Người bán không nói rõ hàng có xử lý hay không, không cho chụp ảnh, không viết biên nhận: bỏ qua, dù món đẹp. Bạn mua để bán lại, và thứ bạn bán cho khách gồm cả thông tin đi kèm món hàng.
Câu hỏi thường gặp
Mua ngọc ở nước ngoài về bán có khai là hành lý cá nhân được không?
Không nên. Ngọc mua để bán là hàng hoá kinh doanh, cần làm thủ tục nhập khẩu, khai đúng giá trị và nộp thuế theo quy định. Khai là hành lý cá nhân rồi đem bán khiến cả lô hàng không có nguồn gốc hợp lệ.
Biên nhận ở chợ ngọc nước ngoài có dùng được không?
Biên nhận đó thường không phải hoá đơn theo nghĩa cơ quan thuế Việt Nam dùng, nhưng vẫn là bằng chứng giao dịch và là một phần hồ sơ nhập khẩu. Nên xin đủ tên người bán, ngày, mô tả món và số tiền.
Có nên mua đá thô trong chuyến lấy hàng thành phẩm?
Với tiệm bán thành phẩm, thường không nên. Đá thô là lĩnh vực rủi ro riêng, đòi kinh nghiệm và thủ tục khác. Tách riêng nó ra khỏi kế hoạch chuyến lấy hàng để không ảnh hưởng ngân sách chính.
Hàng mua ở chợ nước ngoài có cần giám định lại khi về không?
Nên giám định, nhất là món giá trị và món được người bán nói là không xử lý. Làm trước khi bày bán và trước khi mô tả cho khách, rồi bán đúng tên theo kết quả giám định.
Chi phí ngoài tiền hàng gồm những gì?
Đi lại, lưu trú, thủ tục hải quan, thuế theo quy định, vận chuyển, bảo hiểm hàng nếu có, giám định sau khi về. Cần cộng đủ vào giá vốn; người mới hay quên phần này nên tính giá thiếu.
Người mới vào nghề có nên đi chợ ngọc nước ngoài lấy hàng ngay?
Không nên bắt đầu bằng việc này. Nên có kinh nghiệm chọn hàng, đọc giấy giám định và hiểu khách mình trước; chuyến đầu tiên coi là chuyến học, mua ít và ghi chép nhiều.