Mỗi lần lấy hàng ngọc, người bán nên nhận từ nhà cung cấp bốn thứ: hoá đơn hoặc chứng từ hợp lệ ghi đúng tên hàng, bảng kê từng món kèm mô tả và giá, chứng từ thanh toán có dấu vết, và khi có đổi trả hay giảm giá thì chứng từ điều chỉnh tương ứng. Bốn thứ này xin ngay lúc giao dịch thì dễ; xin lại sau vài tháng thì thường không còn ai nhớ.
Bài viết ở khâu lấy hàng: nên đề nghị nhà cung cấp ghi gì, giữ gì, để phần đầu vào của bạn không bị hổng. Việc lập mã, sổ hàng từng món trong tiệm và việc xuất hoá đơn khi bán cho khách là những khâu sau, có cách làm riêng. Nghĩa vụ hoá đơn, thuế cụ thể của hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, bạn hỏi cơ quan thuế nơi đăng ký; quy định trong lĩnh vực này thay đổi khá thường xuyên.
Chứng từ đầu vào gồm những gì với hàng ngọc
Tuỳ nguồn hàng, chứng từ đầu vào khác nhau. Lấy của đầu mối hay nhà nhập khẩu trong nước, chứng từ chính là hoá đơn điện tử họ xuất cho bạn. Nhập khẩu trực tiếp, đó là bộ hồ sơ nhập khẩu: hợp đồng, hoá đơn thương mại, tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế. Đặt xưởng gia công, có thêm chứng từ tiền công. Mua lại từ cá nhân không kinh doanh, có giấy mua bán và các chứng từ theo quy định cho trường hợp đó.
Ngoài những giấy có giá trị về thuế, còn những giấy có giá trị về thông tin: phiếu đóng gói hay bảng kê từng món của nhà cung cấp, biên bản nhận hàng, giấy giám định, ảnh chụp lúc nhận. Những giấy này không thay được hoá đơn, nhưng là cây cầu nối hoá đơn chung với từng món cụ thể.
Chứng từ thanh toán cũng nên giữ cùng: sao kê chuyển khoản có nội dung ghi mã đơn hàng, phiếu chi nếu trả tiền mặt. Khi cần chứng minh giao dịch có thật và đúng giá trị, đây là mảnh ghép thứ ba bên cạnh hoá đơn và hàng hoá.
Một nguyên tắc dễ nhớ: mỗi món trong tủ phải trả lời được ba câu bằng giấy, không bằng lời. Mua của ai, theo chứng từ nào. Trả tiền thế nào, có dấu vết không. Món đó là đá gì, căn cứ vào đâu. Món nào thiếu một trong ba câu thì chưa nên lên tủ.
Tên hàng trên hoá đơn mua vào: đề nghị ghi thế nào
Hoá đơn mua vào là tờ giấy đầu tiên nói món hàng là gì. Nếu nó ghi "đá trang trí", "trang sức các loại" hay "hàng mỹ nghệ", thì dù chứng từ hợp lệ về hình thức, nó không giúp bạn chứng minh món vòng trong tủ là vòng jadeite. Khi khách hay cơ quan kiểm tra hỏi, bạn sẽ phải giải thích vì sao tên hàng bán ra khác hẳn tên hàng mua vào.
Nên đề nghị nhà cung cấp ghi tên hàng cụ thể và nhất quán với lời họ mô tả lúc bán: loại món (vòng, mặt dây, hạt chuỗi, nhẫn), tên đá (jadeite, nephrite hay đá khác), tình trạng xử lý nếu họ đã cam kết. Một dòng như "vòng ngọc jadeite tự nhiên không xử lý" có giá trị hơn nhiều so với "vòng đá". Nếu nhà cung cấp không chịu ghi tình trạng xử lý, đó là thông tin cho bạn biết họ không cam kết điều đó, dù ngoài miệng nói gì.
Đừng đề nghị ghi tên hàng khác đi cho hấp dẫn hay cho nhẹ thủ tục. Tên hàng trên hoá đơn mua vào phải là tên thật của món hàng; mọi khoảng cách giữa giấy và hàng, sớm muộn người đứng tên trên giấy là bạn phải trả lời.
Hoá đơn ghi cả lô: xin thêm bảng kê từng món
Hoá đơn của nhà cung cấp thường ghi gộp: "vòng ngọc jadeite, số lượng hai mươi chiếc, tổng tiền…". Như vậy là đủ cho hình thức, nhưng khách mua từng chiếc, và khi có chuyện người ta hỏi đúng chiếc đó. Cây cầu nối hoá đơn chung với từng món là bảng kê do chính nhà cung cấp lập, đính kèm hoá đơn.
Bảng kê nên có mỗi món một dòng: số thứ tự, mô tả ngắn, kích thước (với vòng là đường kính trong và bản), khối lượng, giá từng món nếu được, số giấy giám định nếu có, và ảnh nhỏ nếu nhà cung cấp làm được. Bảng kê ghi số hoá đơn mà nó đi kèm, có chữ ký hoặc xác nhận của nhà cung cấp. Khi nhận hàng, bạn đối chiếu từng dòng với từng món thật, đánh dấu chỗ lệch ngay.
Với bạn, bảng kê là nguồn để lập mã và hồ sơ từng món trong kho. Với nhà cung cấp, nó là bằng chứng họ đã giao đúng thứ đã bán. Hai bên cùng có lợi, nên đề nghị này hiếm khi bị từ chối, trừ khi nhà cung cấp không muốn để lại dấu vết về từng món.
Phân bổ giá vốn từ cả lô xuống từng món
Hoá đơn lô ghi tổng tiền, còn mỗi món có giá trị khác nhau: chiếc vòng trong hơn đáng giá hơn chiếc đục hơn dù cùng cỡ. Để biết giá vốn từng món, bạn cần một cách phân bổ. Cách dễ nhất là khi lấy hàng, đề nghị nhà cung cấp ghi giá từng món trên bảng kê; khi đó giá vốn từng món là giá đó cộng phần chi phí chung chia theo tỉ lệ.
Chi phí chung gồm vận chuyển, bảo hiểm, thủ tục, thuế khâu nhập khẩu nếu có, giám định cho cả lô. Chia theo tỉ lệ giá trị từng món là cách thường dùng và dễ giải thích. Giám định riêng cho một món thì cộng thẳng vào món đó.
Nếu nhà cung cấp chỉ ghi tổng mà không ghi từng món, bạn vẫn phải phân bổ, theo một quy tắc bạn đặt ra và giữ nhất quán. Ghi quy tắc đó lại, áp dụng cho mọi lô tương tự. Người làm kế toán cho bạn sẽ cần biết quy tắc này; cơ quan thuế khi kiểm tra có thể hỏi. Một quy tắc hợp lý được áp dụng đều đặn đáng tin hơn những con số điền theo cảm tính từng lần.
Bài không bàn biên lợi nhuận; phần này chỉ để giá vốn ghi trong sổ khớp với tiền thật bạn đã bỏ ra cho từng món.
Đổi trả, giảm giá với nhà cung cấp: chứng từ đi theo
Khi bạn trả lại một món lỗi, đổi món khác hay được nhà cung cấp giảm giá, giao dịch ban đầu đã thay đổi, và chứng từ cũng phải thay đổi theo. Nếu chỉ đổi tay với nhau mà giữ nguyên hoá đơn cũ, sổ sách của cả hai bên sẽ ghi một món hàng mà thực tế không còn nằm ở đó, hoặc một giá trị mà thực tế không còn đúng.
Hình thức cụ thể tuỳ trường hợp và tuỳ quy định hoá đơn hiện hành: có thể là hoá đơn điều chỉnh, hoá đơn thay thế, hoặc chứng từ trả hàng kèm biên bản. Người làm kế toán cho bạn hoặc cơ quan thuế sẽ chỉ cách làm đúng. Phần của bạn là nhớ đề nghị nhà cung cấp lập chứng từ mỗi lần có thay đổi, và kèm theo biên bản ghi rõ món nào trả, món nào nhận thay, lý do.
Với món đổi, hồ sơ của món cũ phải được đóng lại (đã trả nhà cung cấp, ngày nào, theo biên bản nào) và món mới phải có hồ sơ mới từ đầu, kể cả ảnh, số đo, giám định nếu cần. Món mới không thừa hưởng giấy giám định của món cũ, dù trông giống hệt.
Chứng từ thanh toán và đối chiếu công nợ
Chứng từ thanh toán là mảnh ghép hay bị coi nhẹ. Khi trả tiền cho nhà cung cấp, chuyển khoản vào tài khoản đứng tên chính nhà cung cấp, nội dung ghi số hoá đơn hoặc mã đơn hàng. Trả tiền mặt thì xin phiếu thu có chữ ký, ghi rõ trả cho hoá đơn nào. Tránh chuyển vào tài khoản của người thứ ba theo lời nhắn "chuyển giúp vào số này", vì khi đó tờ hoá đơn và dòng tiền không còn khớp chủ thể.
Với nhà cung cấp lấy hàng thường xuyên, có công nợ gối đầu, nên đối chiếu công nợ định kỳ bằng văn bản: tổng hàng đã nhận, đã trả, đã đổi, còn nợ bao nhiêu, theo từng hoá đơn. Một bảng đối chiếu hai bên cùng ký mỗi quý tránh được những cuộc tranh luận về một món hàng đổi từ nửa năm trước mà không ai còn nhớ đã trừ tiền chưa.
Hoá đơn, bảng kê, chứng từ thanh toán và chứng từ điều chỉnh nên được cất chung theo từng lần lấy hàng, để khi cần tra lại một món, bạn mở một chỗ là thấy đủ.
Các tình huống chứng từ hay vướng
Một số tình huống người bán ngọc hay gặp, và hướng làm đúng thay vì hướng tắt:
| Tình huống | Hướng tắt nên tránh | Hướng làm đúng |
|---|---|---|
| Nhà cung cấp không xuất hoá đơn | Lấy hàng không chứng từ, tính sau | Đề nghị xuất ngay khi giao; không xuất được thì tìm nguồn khác |
| Hoá đơn ghi chung cả lô | Bỏ qua, coi như đủ | Xin thêm bảng kê từng món; lập mã và hồ sơ nối từng món với hoá đơn |
| Món gửi xưởng sửa, bọc vàng | Không ghi lại, món đổi hình dạng mà hồ sơ vẫn như cũ | Ghi vào hồ sơ món, giữ chứng từ tiền công |
| Món đổi với nhà cung cấp | Đổi tay, không điều chỉnh giấy tờ | Có chứng từ điều chỉnh hoặc biên bản đổi hàng, cập nhật hồ sơ cả món cũ lẫn món mới |
| Hàng tồn lâu không rõ nguồn | Dựng giấy tờ cho đủ | Hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế về cách xử lý đúng quy định |
Hầu hết lỗ hổng chứng từ không đến từ ý định gian lận mà từ những lần "tính sau". Mỗi lần tính sau là một món hàng có hồ sơ dở dang; sau một năm, những món đó gom lại thành một đống việc không ai nhớ đầu đuôi.
Hàng nhà cung cấp gửi bán: hồ sơ khác hàng mua đứt
Một số nhà cung cấp để hàng tại tiệm theo kiểu gửi bán: bán được thì thanh toán, không bán được thì trả lại. Cách này giúp tiệm nhỏ bày được nhiều món mà không bỏ vốn trước, nhưng về chứng từ, nó khác hẳn hàng bạn đã mua đứt. Món hàng gửi bán chưa phải của bạn; bạn đang giữ hộ và bán hộ, hoặc mua vào ngay tại thời điểm bán ra, tuỳ cách hai bên thoả thuận.
Vì thế, hồ sơ món gửi bán cần ghi rõ trạng thái: hàng của ai, nhận theo biên bản nào, điều kiện thanh toán và trả lại. Khi bán được một món, chứng từ giữa bạn và nhà cung cấp phải được lập theo đúng bản chất giao dịch mà hai bên đã chọn, và hoá đơn bán ra cho khách phải khớp với điều đó. Cách lập chứng từ cụ thể cho từng mô hình, bạn hỏi người làm kế toán hoặc cơ quan thuế; đừng để hàng gửi bán và hàng mua đứt nằm chung một danh sách không phân biệt.
Về thực tế, món gửi bán cũng cần đủ ảnh, số đo, soi đèn lúc nhận như mọi món khác, và nên được nhà cung cấp ký xác nhận tình trạng. Khi trả lại món không bán được, lập biên bản trả kèm ảnh. Hàng gửi bán là nơi tranh chấp "món này lúc giao đâu có vết đó" xảy ra nhiều nhất, vì nó qua tay cả hai bên nhiều lần.
Câu hỏi thường gặp
Lấy hàng ngọc cần nhà cung cấp đưa những giấy gì?
Hoá đơn hoặc chứng từ hợp lệ ghi đúng tên hàng, bảng kê từng món kèm mô tả và giá, chứng từ thanh toán có dấu vết, và khi có đổi trả hay giảm giá thì chứng từ điều chỉnh kèm biên bản.
Hoá đơn mua vào ghi "đá trang trí" cho vòng ngọc có sao không?
Về hình thức có thể hợp lệ, nhưng nó không giúp bạn chứng minh món hàng là jadeite. Nên đề nghị ghi cụ thể loại món, tên đá và tình trạng xử lý nếu nhà cung cấp đã cam kết.
Hoá đơn chỉ ghi chung cả lô thì làm thế nào?
Xin nhà cung cấp lập thêm bảng kê từng món đính kèm hoá đơn: mô tả, kích thước, khối lượng, giá từng món, số giấy giám định nếu có. Khi nhận hàng, đối chiếu từng dòng với từng món thật.
Đổi hàng với nhà cung cấp có cần làm lại chứng từ không?
Cần. Giao dịch đã thay đổi thì chứng từ phải thay đổi theo, bằng hình thức phù hợp quy định hoá đơn hiện hành, kèm biên bản ghi món trả, món nhận thay và lý do. Hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế về cách lập.
Có nên chuyển tiền hàng vào tài khoản người khác theo lời nhà cung cấp?
Không nên. Chuyển vào tài khoản đứng tên chính nhà cung cấp, nội dung ghi số hoá đơn hoặc mã đơn. Tiền đi tới người thứ ba làm hoá đơn và dòng tiền không còn khớp chủ thể.
Hàng nhà cung cấp gửi bán có ghi chung với hàng mua đứt được không?
Không nên. Hàng gửi bán chưa phải của bạn, nên hồ sơ cần ghi rõ trạng thái, biên bản nhận, điều kiện thanh toán và trả lại; chứng từ khi bán được lập theo đúng bản chất giao dịch hai bên đã chọn.